Představte si, že víte něco, co byste nejspíš vědět neměli.
Řekněme, že jste v práci viděli nebo slyšeli něco, co vás šokovalo. Něco neetického. Nesprávného.
Půjdete s tím ven? Báli byste se ztráty své práce?
V těchto situacích přichází na scénu whistleblowing.
Odhalení nekalých praktik
Pojem whistleblowing rezonuje společností především díky novému zákonu. Ten ukládá všem společnostem nad 25 zaměstnanců povinnosti s tímto termínem spjaté. Co si ale pod tímto pojmem představit?
Whistleblowing je oznámení neetických, nezákonných či korupčních praktik v rámci organizace. To má na svědomí whistleblower – člověk, který si daného problému všimne a nahlásí ho. Takovým člověkem bývá většinou zaměstnanec nebo zákazník dané firmy.
Na co je potřeba myslet?
Jak již bylo řečeno: organizace s více než 25 zaměstnanci (nebo každý zadavatel veřejných zakázek) mají na základě zákona splňovat konkrétní povinnosti. O jaké se jedná? Mezi základní požadavky patří nastavení procesu pro příjem oznámení, jejich prověření a evidenci. V rámci tohoto procesu je nutné jmenovat zaměstnance, který bude za prověření všech hlášení zodpovědný. Důležité je potom především zavedení interního kanálu pro oznámení od svých zaměstnanců, přičemž každý podnět musí být pečlivě prošetřen. Dokumentovány musí být také kroky k nápravě daného problému.
Whistleblower neboli oznamovatel musí mít přitom zajištěnou nejen anonymitu, ale také jistotu, že proti němu nebudou zavedena žádná odvetná opatření, jako je ukončení pracovního poměru nebo jakákoliv jiná forma „trestu“.
Když dojde k porušení
Obcházet zákon se nevyplatí: Pokud nedojde ze strany firmy k dostatečnému prošetření oznámení nebo nebude ochráněna osoba whistleblowera, hrozí společnosti pokuta až ve výši 1 000 000 Kč nebo 5 % z čistého obratu za poslední ukončené účetní období.
Jaký interní kanál zvolit?
Existuje hned několik možností pro oznamování. Může se jednat o e-mail, telefon nebo webovou platformu. Poslední jmenovaný způsob je oblíbeným řešením, a to díky jeho přístupnosti 24/7 odkudkoliv a schopnosti udržení 100% anonymity oznamovatele.
Proč se to vyplatí?
Mít whistleblowing pod kontrolou je dobré nejen kvůli hrozící pokutě za nedodržení zákona, ale také z důvodu růstu a efektivního chodu vaší firmy. Často totiž takové oznámení může vést k lepšímu pracovnímu prostředí a rozvoji firemní kultury. Díky opatření pro whistleblowing tak budou zaměstnanci spokojenější a vy snížíte nežádoucí fluktuaci.
Whistleblowing a Plusco
Důležitost whistleblowingu si uvědomujeme i my – proto v současné době v našem portálu pro interní komunikaci Pluscodokončujeme řešení pro whistleblowing splňující požadavky zákona.
Firemní kultura je dnes velmi diskutovaným pojmem. Pracovní atmosféra, vztahy a hodnoty ve firmě mají totiž velký vliv na produktivitu či angažovanost zaměstnanců. Tento fakt si naštěstí uvědomuje stále více firem. Na co ale mnohdy zapomínají je, že má firemní kultura obrovský vliv také na interní komunikaci. Právě v ní se totiž odráží hodnoty a přístup k zaměstnancům.
Poznejte firemní kulturu skrze ty správné otázky
Firemní kultura může být pro řadu lidí příliš obecný a těžko uchopitelný pojem. Kde a jak začít, pokud chci kulturu firmy poznat, pochopit a případně měnit? Podíváte-li se na to, jak funguje interní komunikace z pohledu formy i obsahu, dostanete současně obrázek firemní kultury. Klíčové jsou otázky jako:
Jak firma komunikuje se zaměstnanci?
Jak mohou zaměstnanci komunikovat s firmou?
Mají možnost se ptát nebo dávat zpětnou vazbu?
Jak fungují firemní porady?
Jaké chování firma oceňuje, toleruje nebo naopak neakceptuje?
A jak se to zaměstnanci dozví?
Audit interní komunikace
V rámci auditů interní komunikace u našich klientů se zaměřujeme nejen na tok informací, ale na celkovou atmosféru, vztahy a spolupráci mezi zaměstnanci. Jedině toto spojení nám umožňuje získat kompletní obrázek o firmě. V poměrně krátké době jsme tak schopni identifikovat oblasti, jejichž změna pomůže firmě fungovat efektivněji nebo podpoří angažovanost a spokojenost zaměstnanců.
Komunikace a kultura jako nerozlučná dvojka
Interní komunikace tedy skutečně je odrazem firemní kultury. Platí ale i opačná souvislost – komunikace tvoří kulturu. Jedno bez druhého nefunguje. Máte-li jasno v tom, jak by měla vaše firma uvnitř i navenek vypadat, jaké máte hodnoty a priority, či jak by se zaměstnanci k sobě nebo k zákazníkům měli chovat, pak máte základy vaší firemní kultury. Pokud je ale nepodpoříte transparentní komunikací, zůstanou jen vaším přáním.
Hlásíme se se třetím číslem našich Plusco News! Dnes se podíváme na to, jak interní komunikace ovlivňuje angažovanost zaměstnanců, jak zaměstnancům zjednodušit přístup ke všem osobním informacím nebo jak je důležité vyhodnocovat data v interní komunikaci. Příjemné počtení 🙂
Stále více firem aktivně řeší firemní kulturu, motivaci a spokojenost zaměstnanců, nebo firemní hodnoty. Ať už je primárním motorem snaha o rozvoj firmy nebo zabránit velké fluktuaci, určitě jde o krok správným směrem. Jak se ale taková firemní kultura tvoří, kdo ji ovlivňuje a jak ji změnit? Co nejvíce ovlivňuje motivaci lidí?
Když se vás někdo zeptá, kolik vám zbývá do konce roku dovolené nebo kolik máte aktuálně přesčasů, obvykle tyto informace nemáte po ruce. Možná ani nevíte, kde byste je hledali. S moderní komunikační a zaměstnaneckou aplikací Plusco ale může mít každý zaměstnanec podobné informace vždy po ruce.
Představte si, že jste právě ve firmě na společnou nástěnku umístili leták s důležitou informací. Váš úmysl je jasný: chcete, aby si sdělení přečetlo co největší množství lidí. Jak ale zjistíte výsledek svého snažení, aniž byste museli celý den sedět naproti nástěnce a počítat, kolik zaměstnanců se před letákem zastaví? Efektivní cestou je digitalizace interní komunikace. Proč se vyplatí nahradit korkovou nástěnku za tu internetovou?
Jak interní komunikace ovlivňuje angažovanost zaměstnanců
Stále více firem aktivně řeší firemní kulturu, motivaci a spokojenost zaměstnanců, nebo firemní hodnoty. Ať už je primárním motorem snaha o rozvoj firmy nebo zabránit velké fluktuaci, určitě jde o krok správným směrem. Nejen výzkumy, ale i zkušenost nám ukazuje, že investice do firemní kultury a angažovanosti zaměstnanců přináší firmám nemalé úspory, vyšší produktivitu lidí a lepší obchodní výsledky.
Jak se ale taková firemní kultura tvoří, kdo ji ovlivňuje a jak ji změnit? Co nejvíce ovlivňuje motivaci lidí? Kde začít? Klíčovou roli hrajekomunikace. Cokoli se ve firmě děje, cokoli pro zaměstnance děláte nebo od nich očekáváte, vždy platí, že pokud to není dobře komunikováno, jakoby se to nestalo. Představte si, že zavedete nový benefit, ale polovina lidí o něm neví. Co když jste dostali klíčovou zakázku, ale vaši lidé si neuvědomují, jak důležitá pro budoucnost firmy je?
Jak důležitá je komunikace pro úspěch ve vašich obchodních aktivitách? Zásadní. Jak důležitá je komunikace s klienty v zákaznickém servisu? Zásadní. To si uvědomuje většina vrcholových manažerů. Jak důležitá je ale firemní komunikace pro spokojenost a angažovanost zaměstnanců? ZÁSADNÍ! Odpovídají tomu vaše firemní priority?
Uvědomujeme si, že vztah zaměstnanec – zaměstnavatel má mnoho společných rysů se vztahem klient – dodavatel. Díky tomu jsme získali jednu z našich prvních zakázek v oblasti interní komunikace. Dívali jsme se na zaměstnance jako na zákazníky. Chceme-li, aby neodcházeli a byli spokojeni, je tento přístup nezbytný.
Firemní komunikace by podle nás měla být:
Otevřená – informujte zaměstnance o dění ve firmě, ať už jsou zprávy dobré nebo špatné. Lidé chtějí vědět, co se kolem nich děje, čeho jsou součástí a jaká je jejich role ve firmě.
Srozumitelná – snažte se i složité věci překládat do podoby, které budou vaši zaměstnanci rozumět.
Oboustranná – nezapomínejte dát prostor zaměstnancům vyjádřit svůj názor nebo se zapojit do rozhodování.
Spojující – dejte lidem prostor tvořit uvnitř firmu komunitu. Ať už je to možnost plánovat společnou jízdu do práce nebo prodat/koupit něco od kolegů, všechny tyto příležitosti tvoří přidanou hodnotu, kterou vaši zaměstnanci = zákazníci ocení.
Až budete přemýšlet o výkonu vaší firmy, firemní kultuře nebo motivaci zaměstnanců, zkuste se podívat na to, jak vypadá vaše komunikace se zaměstnanci. Často totiž právě ona odráží celkový stav ve firmě.
Zjednodušte zaměstnancům přístup ke všem osobním informacím
Když se vás někdo zeptá, kolik vám zbývá do konce roku dovolené, kolik máte aktuálně přesčasů nebo k jakému datu jste podepsali poslední mzdový výměr, obvykle tyto informace nemáte po ruce. Možná ani nevíte, kde byste je hledali. S moderní komunikační a zaměstnaneckou aplikací Plusco ale může mít každý zaměstnanec podobné informace vždy po ruce.
V aplikaci jim můžete vytvořit osobní zónu, kde najdou třeba pracovně-právní dokumenty, výplatní pásky, rozpis směn, přehled o přesčasech, čerpané dovolené, délce zaměstnání, čerpaných benefitech apod.
Pokud zaměstnancům všechny tyto informace zpřístupníme a budou je mít v aplikaci, výrazně se sníží množství dotazů, které zaměstnanci obvykle směřují na HR oddělení nebo svého nadřízeného. Šetříme tak čas a samozřejmě i peníze lidí, kteří na podobné dotazy odpovídají.
Jestliže aplikaci propojíte s vašimi HR systémy (např. docházkový, benefitní apod.), informace se budou do aplikace dostávat automaticky a zaměstnanec je bude mít vždy aktuální. A to všechno bez nutnosti data manuálně zadávat nebo aktualizovat.
Co neměříme, nemůžeme zlepšovat aneb data v interní komunikaci
Představte si, že jste právě ve firmě na společnou nástěnku umístili leták s důležitou informací. Váš úmysl je jasný: chcete, aby si sdělení přečetlo co největší množství lidí. Jak ale zjistíte výsledek svého snažení, aniž byste museli celý den sedět naproti nástěnce a počítat, kolik zaměstnanců se před letákem zastaví? Efektivní cestou je digitalizace interní komunikace. Proč se vyplatí nahradit korkovou nástěnku za tu internetovou?
Webová analytika není jen záležitostí e-shopů
S měřením návštěvnosti a akcí na internetových obchodech se setkáváme dnes a denně. Nicméně stejně jako chce prodejce znát reálný zájem o jeho zboží, chcete i vy znát reálné zapojení vašich zaměstnanců. S tím vám pomůže právě digitální interní komunikace, kdy díky analytice zjistíte nespočet informací o zájmech vašich zaměstnanců.
Kdy, co a pro koho
U nástrojů digitální interní komunikace můžete sledovat hned několik metrik. Počet stažení aplikace, návštěvnost v různém časovém horizontu, nejčastější denní dobu návštěv nebo jaký příspěvek je nejvíce čtený. Díky těmto statistikám budete schopni určit, jaká témata jsou u vašich zaměstnanců nejvíce oblíbená nebo kdy je nejefektivnější nová sdělení do komunikačního portálu nahrávat.
Frekvence a přizpůsobování
Pravidelnost vyhodnocování je velmi důležitá. Mějte přitom na paměti, že se čísla mohou měnit vlivem aktuálních okolností a nemusí se jednat o dlouhodobý trend. Například pokud je zrovna státní svátek, období dovolených nebo je venku prostě jenom krásné počasí, je pokles návštěvnosti logický.
Výsledná čísla vám dají najevo, na čem byste měli zapracovat nebo naopak, co děláte správně. Pokud je například počet stažení mobilní aplikace moc nízký, musíte zabrat v propagaci ve firmě. Měl váš článek s tipy na zlepšení firemních prostor rekordní počet reakcí? V tom případě je právě tohle ta správná cesta k obsahu, který vaše zaměstnance zaujme.
Jedno je tedy jisté – data a schopnost je vyhodnocovat jsou pro efektivitu vaší interní komunikace obrovským přínosem. Protože jak se říká: co neměříme, nemůžeme zlepšovat.
Praxe jednoznačně ukazuje, že náklady spojené s interní firemní komunikací jsou investicí, která se vám vrátí. Efektivní, otevřená a rychlá komunikace má významný dopad na spokojenost, produktivitu nebo i množství absencí zaměstnanců. Dokážete si spočítat, kolik byste ušetřili, kdyby se fluktuace lidí ve vaší firmě snížila třeba o 5 %? V závislosti na velikosti vaší firmy se tato částka může pohybovat v řádech stovek tisíc až milionů. Otázkou tedy možná není, kolik investovat času a peněz do komunikace se zaměstnanci, ale kolik nás to bude stát, když efektivně komunikovat nebudeme.
Kouzlo mobilní aplikace
Ve výrobních firmách se nejčastěji řeší, jak to udělat, aby informace byly jednotné, a aby se dostaly ke všem zaměstnanců – pokud možno rychle a nezkresleně. Ve firmách, kde má počítač pouze zlomek zaměstnanců, se s lidmi musíte spojit jinou cestou. Tou je chytrý mobilní telefon, který má v dnešní době každý. Stačí, když si do něj zaměstnanci stáhnou mobilní aplikaci, která jim nahradí nástěnky, kiosky, papírové dotazníky a formuláře, nebo dokonce i tištěný firemní časopis. Mobilní aplikace navíc hravě naplní základní požadavky (nejen výrobních) firem: rychlost, jednoduchost, oslovení všech zaměstnanců a široké možnosti interakce.
Možnost se projevit
Nezapomínejte, že oboustranná komunikace není důležitá jenom v partnerském vztahu – i ve firmě byste jakožto zaměstnavatel měli dát svým lidem možnost se projevit, tedy klást otázky, vyjádřit svůj názor nebo mít možnost o něčem rozhodnout. Moderní aplikace pro interní komunikaci vám umožní během chvilky rozeslat dotazníky, udělat rychlou anketu nebo vyhlásit soutěž. Žádný požadavek zaměstnanců už se tak nezatoulá a všichni budou mít přehled, v jakém stavu vyřízení se nachází.
Návrhy ke zlepšení
Tyto moderní mobilní aplikace můžete využít i pro zlepšovací návrhy. Zaměstnanci je jednoduše podají přes aplikaci a současně v ní mohou sledovat, co se s jejich návrhem děje, kdo ho bude schvalovat a jak byl vyhodnocen. Zkušenosti firem ukazují, že díky zavedení digitální platformy pro komunikaci, se počet zlepšovacích návrhů může zvýšit až desetkrát. A to je jen jeden z příkladů, kdy se investice do komunikace a digitálních nástrojů jednoznačně vyplatí.
Digitální interní komunikace s Pluscem
Tyto a další funkce naleznete také u aplikace na digitální interní komunikaci Plusco. Prostředí si můžete nastavit dle preferencí své firmy, a tím tedy zachovat svůj brand. Personalizovat je možné loga, barvy či design, ale také si vybrat z velkého množství modulů ty, které ve firmě oceníte. Plusco je navíc dostupné jak v desktopové, tak mobilní aplikaci, což z něj činí efektivního zprostředkovatele interní komunikace právě i pro výrobní firmy.
Komunikace uvnitř firmy je nesmírně důležitá. Aby vše klapalo tak, jak má, musí každý zaměstnanec vědět, co se ve společnosti děje nebo kdy se konají důležité akce. Interní komunikaci zkrátka není radno podceňovat. A jak ji povýšit o několik úrovní výš? Pomocí digitalizace.
Co je to Plusco?
Mezi nejčastější a nejefektivnější formy digitalizace interní komunikace patří komunikační portály. Jedním z nich je právě Plusco, díky kterému můžete sdílet informace svým zaměstnancům přes mobil i počítač, takže mají všichni přístup k datům kdekoliv a kdykoliv.
Moduly, které vám pomohou s interní komunikací
Jaké základní moduly vám Plusco nabízí?
Zprávy a novinky
Tento modul slouží ke sdělení důležitých informací zaměstnancům. Ať už se jedná o aktuality ve firmě nebo o oznámení o novém členovi týmu, díky tomuto modulu se všechny informace dostanou k těm pravým lidem včas, takže nedojde k šíření dezinformací.
U zprávy se vyplňuje titulek, kategorie, obrázky, tagy a obsah. Důležité je vždy příspěvek zveřejnit a uložit.
Široké možnosti vám nabízí záložka cílení. Můžete zde nastavit dobu, po kterou se má zpráva na portálu zobrazovat, ale také si můžete vybrat organizační jednotku či konkrétního uživatele, kterému je zpráva určena. K připomenutí dané zprávy je možno použít notifikace – k tomu je určena sekce oznámení.
U každé zprávy je možnost komentářů, a tak se mohou zaměstnanci k daným tématům vyjadřovat a diskutovat.
Události
Aby všichni věděli, kdy se co koná, určitě oceníte modul Události. Tam si můžete jednoduše vytvořit a popsat danou událost, u které povolíte zaměstnancům registraci. Stejně jako u zpráv, i zde můžete události cílit na konkrétní zaměstnance či pracovní skupiny.
Dotazníky
V rámci interní komunikace nesmíte zapomínat ani na zpětnou vazbu. S modulem Dotazníky můžete na zaměstnance cílit různé ankety a dotazy ohledně firmy, a tak dát najevo, že na každém názoru záleží.
U každého dotazníku vyplníte úvodní informace, upravíte si formulář a nastavíte cílení.
Koukněte na video s Back office manažerku, Lucií Teturovou, která Vám vše vysvětlí.
Věděli jste, že je možné, investicí do interní komunikace, výrazně zefektivnit roční personální náklady? Průměrně až o 2-5 %*! Dlouhodobě se aktivně snažíme podporovat firmy v digitalizaci interní komunikace, a to za jedním účelem: udržet, rozvíjet a maximálně využít současných interních zdrojů, protože cena za získání a adaptaci nových zaměstnanců jsou v dnešní době enormní. Vyzkoušejte si náš kalkulátor úspor a zjistěte na vlastních datech, kolik můžete ušetřit se správnými nástroji interní komunikace.
*Poznámka: Přesná kalkulace vyžaduje detailní rozbor výchozí situace firmy, se kterou Vám rádi pomůžeme díky naší metodice a zkušenostem.
Jak může digitalizace přispět k výraznému zlepšení informovanosti ve firmě, zefektivnit personální náklady, zjednodušit onboarding nebo zajistit spolehlivou zpětnou vazbu? Stáhněte si ZDARMA náš e-book věnovaný praktickým tipům a sdílení zkušeností s využíváním komunikačního portálu pro efektivní interní komunikaci.
E-book je na více než 30 stranách rozdělen do 3 sekcí:digitalizace interní komunikace teoreticky, praktické tipy pro tvorbu obsahu pro zaměstnance a zkušenosti se zavedením komunikačního portálu včetně průzkumu o využívání digitálních nástrojů ve firmách.
Získejte zdarma e-book
Digitální firemní komunikace – od teorie a praxe ke zkušenostem
Zlepšit informovanost zaměstnanců. Zrychlit firemní procesy a plánování a především zlepšit firemní komunikaci. S těmito cíly se rozhodl RETEX, tradiční český výrobce netkaných texilií, pro zavedení komunikačního portálu Plusco. Vyzpovídali jsme paní Mariku Sablovou, HR manažerku společnosti, abychom zjistili, jaké jsou dosavadní zkušenosti společnosti v novým komunikačním nástrojem.
Jaké výzvy, potřeby jste řešili před zavedením Plusco, jaká byla očekávání ze zavedení Plusco a jaké funkce měl portál naplňovat?
Jaké výzvy, potřeby jste řešili před zavedením Plusco, jaká byla očekávání ze zavedení Plusco a jaké funkce měl portál naplňovat?
Z realizovaného průzkumu spokojenosti zaměstnanců nám vyplynula potřeba rozvoje interní komunikace a efektivnějšího přenosu a sdílení informací napříč organizací. Vzhledem k různým typům směnování zaměstnanců výroby a jejich přímých nadřízených, směnových mistrů, jsme si uvědomovali složitost včasného a přesného předávání informací o dění ve firmě. Proto jsme se rozhodli implementovat Plusco vedle dalších komunikačních nástrojů, jako jsou firemní časopis nebo info-koutky. Od zavedení Plusca jsme očekávali, že zaměstnanci budou více vtaženi a angažováni do aktuálně probíhajících či nových projektů a úkolů, budou mít informace o tom, co nás čeká, v čem jsme dobří, co se nám podařilo a naopak, na čem je nutné zapracovat a co zlepšit.
Jak proběhla implementace, byli jste s procesem spokojení a nastalo něco, co Vás překvapilo?
Implementace proběhla relativně rychle. Příprava, tzn. nastavení systému podle našich představ probíhala podle předem domluveného a schváleného harmonogramu a plánu. Na týdenní bázi jsme komunikovali progres vývoje ze strany implementačního týmu a naší strany. Nejsložitějším úkolem však bylo namotivovat a přesvědčit zaměstnance (včetně těch méně technicky zdatných), aby využili aplikace Plusca, stáhli si ji do svých mobilních telefonů anebo se poprvé přihlásili prostřednictvím webové aplikace. Ale protože jsme zvolili školení zaměstnanců v malých skupinkách s individuálním přístupem a rovnou jsme s nimi vše nastavili a poprvé se přihlásili, nyní již spokojeně sledujeme pravidelnou návštěvnost Plusca z řad našich zaměstnanců.
Jaká byla reakce zaměstnanců? Využívají portál podle Vašich představ?
V první fázi nastává přirozené odmítání něčeho nového. Ale jak jsem již zmínila výše, portál se využívá ze strany našich zaměstnanců aktivně, a to v kteroukoliv denní či noční hodinu. Ovšem podstatné je rovněž zmínit, že je nutné udržovat portál neustále „fresh“, tzn. minimálně každý druhý den doplňovat informace, zajímavosti, aktuality, změny a podobně.
Došlo k naplnění firemních cílů? Co se ve firmě podařilo díky Plusco změnit, nebo zlepšit?
Dle mého názoru mají zaměstnanci informace o tom, co se ve společnosti děje. Plánujeme po roce opět realizovat průzkum spokojenosti a věřím, že ukazatel „informovanosti“ určitě vyjde letos jinak, než vloni.
Které funkce komunikačního portálu pro Vás znamenaly, v rámci firemní komunikace, největší přínos?
Jednoznačně zprávy /aktuality/ a informační banner, kde zaměstnanci mohou sledovat aktuální výsledky společnosti, aktuální jídelní lístek, aktuální plán směn a podobně. Jako přínos vnímám také možnost oboustranné komunikace směrem k vedení. Zaměstnanci mají možnost elektronicky velmi jednoduše podávat podněty, návrhy ke zlepšení, dotazy a zároveň vidí rychlé odpovědi a reakce z naší strany.
My můžeme na závěr jen poděkovat za skvělou spolupráci a pevně věříme, že se díky Pluscu budou i nadále v Retexu dobře budovat příjemná firemní kultura a přátelské pracovní vztahy!
Rádi byste i vy zjistili více o digitalizaci interní komunikace přímo ve Vaší firmě? Obraťte se na nás!
Ať už si chcete přečíst nové číslo svého oblíbeného magazínu nebo si koupit něco na sebe, v každém případě zamíříte na internet. Online je dnes zkrátka všechno, a to včetně komunikace. Poslední dobou se tak rozrůstají komunikační portály, které firmám usnadňují interní komunikaci se zaměstnanci. Jak to funguje a proč není důvod k obavám?
Snadno a rychle
Jednou z nejvýraznějších výhod digitální komunikace je rychlost a jednoduchost, se kterou lze předávat zaměstnancům důležité informace. Obzvlášť pokud vaše firma čítá několik stovek zaměstnanců, při jejichž osobním informování byste si prošoupali podrážky. Skrze komunikační portál stačí pár kliků a během několika vteřin se všem zaměstnancům objeví notifikace o nové aktualitě, jako je tomu například v našem portálu Plusco. Novinky můžete směřovat na vybrané skupiny zaměstnanců, a tak se ke každému dostane to, co právě potřebuje vědět.
Nalodění nových zaměstnanců
Nové prostředí v práci může být pro firemní nováčky matoucí a nepřehledné, což jim může ubírat na motivaci a spokojenosti. Komunikační portál proces adaptace výrazně zjednoduší. Nový zaměstnanec totiž ví, kde všechny informace najde. V Pluscu navíc díky modulu „Kontakty“ zjistí, kdo je za co zodpovědný, a může se s danou osobou díky přítomnému telefonnímu číslu a e-mailu hned spojit. Tím končí zdlouhavá tichá pošta po celé firmě a požadavek nováčka tak zamíří přímo k zodpovědné osobě.
Komunikační portál je pro všechny
A tím myslíme opravdu pro všechny! V každé firmě se ale mohou objevit z komunikačního portálu obavy. Jaké?
Co když se ke mně informace nedostanou?
Zaměstnanec na dělnické pozici nepracuje s počítačem, nemá tedy čas se do portálu přihlašovat, aby si novinky vyhledal. Tato obava je pochopitelná, ale naštěstí zbytečná. Komunikační portál Plusco má totiž také svou mobilní aplikaci, která uživatele pomocí notifikace na případné aktuality upozorní. Nikomu tak nic důležitého neuteče, ani když má zrovna plné ruce práce.
Velká míra zahraničních zaměstnanců
Ve firmách s velkým množstvím zahraničních pracovníků může panovat obava, že je komunikační portál pouze v češtině, a tak bude pro nezanedbatelné procento zaměstnanců nesrozumitelný. Ani to ale není překážkou – díky možnosti automatických překladů Plusco využijí i zaměstnanci různých národností.
Zpětná vazba
Digitální interní komunikace vám pomůže také se zpětnou vazbou od zaměstnanců. Díky dotazníkům můžete od konkrétních skupin zjistit jejich názory, a to jak anonymně, tak jmenovitě. Záleží pouze na vás a vašich konkrétních potřebách. Nováčkům tak například můžete posílat pravidelné dotazníky ohledně jejich spokojenosti s adaptačním procesem a jednoduše tak můžete zjistit, co byste mohli zlepšit.
Nenechte si digitalizaci stoupnout do hlavy
Digitální komunikace samozřejmě není jenom procházka růžovým sadem. Při uchovávání dat v komunikačním portálu dávejte pozor na jejich ochranu a GDPR. Užitečné je, pokud určíte ve firmě osobu, která bude mít tuto problematiku v malíku a celý proces digitalizace pohlídá.
Nezapomínejte: stále jsme lidé
Při vší digitální parádě ale nezapomínejte na to, že jsme především lidé, a proto vyžadujeme osobní kontakt. V každé firmě se objeví zaměstnanci, kterým není online komunikace blízká a není pro ně jednoduché se adaptovat. Pokud si všimnete, že má někdo s digitalizací problém, domluvte si s ním schůzku a fungování portálu mu vysvětlete. Možná v něm díky tomu spatří výhody, které si doposud neuvědomoval.
Osobní kontakt ale nezanedbávejte ani s ostatními zaměstnanci. Pokud uvidí z vaší strany zájem, nebudou se cítit přehlížení a zvýší se jejich motivace a spokojenost v práci. A to je přeci to, o co každé prosperující firmě jde především.
Rádi byste zjistili více o digitalizaci interní komunikace přímo ve Vaší firmě? Obraťte se na nás!
