V článcích o interní komunikaci se obvykle dočtete, co všechno byste zaměstnancům měli komunikovat. Nejčastěji se přitom skloňují pojmy jako hodnoty, vize, strategie nebo cíle. Ano, to všechno pomáhá lidem vnímat o co firmě jde a lépe se s ní identifikovat. Proti tomu asi nelze mít námitky. Pokud ale chcete budovat a posílit vztah mezi firmou a zaměstnanci, nestačí se jen zabývat tím, co chce nebo by měla komunikovat firma. Stejně důležitá je i otázka, co chce zaměstnanec. Víte, jaké informace chtějí vaši lidé? Co je zajímá? Co je pro ně důležité?

Ať už pro interní komunikaci používáte intranet, časopis, nástěnky nebo aplikaci, je důležité vědět, jaké informace zaměstnance zajímají. Moderní, barevná nebo zábavná forma nikdy nezachrání nudný obsah. Nehledejte obecné poučky a názory, chcete-li vědět, co vaše lidi zajímá, zeptejte se jich. Každá firma má specifický ekosystém a co platí v jedné firmě nemusí platit u nás. 

Jak zjistíte, co právě vaše lidi zajímá

Chcete-li vědět, jaký obsah by právě po vaše lidi byl atraktivní a také užitečný, existuje celá řada způsobů, jak to zjistit. Některé jsou časově a někdy i finančně náročné, jiné vás mohou stát jen pár minut. Pojďme se na některé z nich podívat. 

Workshop

Chcete-li získat komplexní přehled o tom, jaký obsah sdílet, vhodným řešením je workshop se zaměstnanci. Vyberte zástupce jednotlivých oddělení napříč organizační strukturou a v rámci společné diskuse dejte dohromady nejdůležitější oblasti a témata, která by v komunikaci neměla chybět. Pokud si na řízení takového workshopu netroufáte, přizvěte externího facilitátora, a to nejlépe takového, který už má zkušenosti s interní komunikací.

Audit interní komunikace

Pokud cítíte, že potřebujete řešit nejen obsah, ale také formu komunikace, sdílení informací či vztahy ve firmě, bude pro vás vhodnou cestou audit interní komunikace. Ten vám pomůže zmapovat aktuální stav a současně bude jeho výsledkem i plán pro zefektivnění komunikace a spolupráce ve vaší společnosti. Správně provedený audit vhodně zapojí zaměstnance napříč firmou a motivuje je ke společné změně interní komunikace. 

Neformální rozhovor třeba u kávovaru

Nemáte-li prostor pro systematické zjišťování potřeb vašich zaměstnanců, využijte neformální setkání ke krátkému rozhovoru. Někdy stačí pár vět v kuchyňce u kávovaru, v jídelně u oběda nebo po cestě na autobus. Ptejte se, co se lidem líbilo v posledním vydání firemního časopisu, jaké informaci by potřebovali, co si chtějí přečíst příště. Krátký neformální rozhovor je určitě lepší než tvořit obsah komunikace pouze podle našich představ.  

Analytická data

Máte-li už nyní digitální formu komunikace, nejjednodušší cestou je podívat se na statistické údaje o návštěvnosti, počtu zhlédnutí zpráv nebo času stráveného u určitého obsahu. Na základě toho se můžete více zaměřit na obsah, který byl v minulých obdobích úspěšný. Nevýhodou je, že pokud vám určité informace v komunikaci chybí, statistiky je neodhalí.

Ať už zvolíte jakoukoliv cestu (nebo kombinaci více cest), věříme, že získáte nový pohled na zajímavý a užitečný obsah. Interní komunikace totiž může fungovat jen tehdy, pokud slouží firmě i lidem. 

Někdo nad ním mávne rukou, pro někoho je podmínkou spokojenosti v zaměstnání. Na firemní vzdělávání se pohledy zaměstnanců i zaměstnavatelů různí. Faktem ale je, že pokud je s firemním vzděláváním nakládáno správně, může zvýšit nejen spokojenost zaměstnanců, ale také hodnotu společnosti. Jak vzdělávací aktivity nastavit tak, aby pomohly vaší firmě efektivně růst?

Proč je firemní vzdělávání nutnost

Dobrý vzdělávací program může vaší firmě výrazně přilepšit. Zaměstnancům dodá vzdělávání směr a pomůže jim se dále rozvíjet, především v proměnlivých oblastech, kde je nutné znalosti neustále rozšiřovat. Navíc zvýší jejich celkovou motivaci a přispěje k lepší atmosféře v práci.

Vzdělávání ale může být také velkou motivací pro zájemce o práci, protože právě možnost se ve svých znalostech a dovednostech dále rozvíjet často stojí za změnou zaměstnání.

A co z toho bude mít vaše firma? Zaměstnance, kteří jsou špičkami ve svém oboru a dokážou se zorientovat v neustále se měnícím prostředí.

Plán a strategie

Abyste z firemního vzdělávání vytěžili co nejvíc, je důležité proces připravit. Zamyslete se především nad tím, které znalosti či dovednosti hrají prim v každém z vašich oddělení ve společnosti a jaké je zaměření či pracovní náplň jednotlivých pozic. Vhodné je se pravidelně se svými zaměstnanci scházet a zmapovat oblasti, na kterých by bylo dobré u daného jedince zapracovat, a to jak v kontextu růstu jeho, tak firmy.

Stanovte si také cíle – čeho chcete vzděláváním dosáhnout a kam vaši firmu přesně posune. Formulujte je ale tak, abyste byli schopni později měřit efektivitu svého plánu.

Možnosti vzdělávání

Vzdělávání může probíhat prezenčně, tedy offline; nebo online, tedy na dálku. Jaké mají oba typy výhody?

• Offline školení dává zaměstnancům možnost se přímo na místě ptát lektora a navíc může díky změně prostředí působit přímo zážitkově. Pro lektora je také v této formě jednoduší posluchače zaujmout a motivovat k zapojení se do výkladu.

• Online kurzy jsou výhodné v tom, že si je může zaměstnanec pouštět na základě svého tempa a časových možností. Navíc není potřeba přítomnost lektora, takže firma ušetří.

Vzdělávání vždy po ruce

Na vzdělávání v SOVA HOLDING klademe velký důraz. V rámci našich aktivit se věnujeme také profesionálnímu pořizování záznamů a webinářů se zkušenými lektory. Tyto výstupy je možné jednoduše vložit do komunikační aplikace Plusco a tím kurzy zpřístupnit zaměstnancům. Díky možnostem cílení a úpravě oprávnění je navíc možné zpřístupnit daný obsah pouze vybraným zaměstnancům či oddělením.

Představte si, že víte něco, co byste nejspíš vědět neměli.

Řekněme, že jste v práci viděli nebo slyšeli něco, co vás šokovalo. Něco neetického. Nesprávného.

Půjdete s tím ven? Báli byste se ztráty své práce?

V těchto situacích přichází na scénu whistleblowing.

Odhalení nekalých praktik

Pojem whistleblowing rezonuje společností především díky novému zákonu. Ten ukládá všem společnostem nad 25 zaměstnanců povinnosti s tímto termínem spjaté. Co si ale pod tímto pojmem představit?

Whistleblowing je oznámení neetických, nezákonných či korupčních praktik v rámci organizace. To má na svědomí whistleblower – člověk, který si daného problému všimne a nahlásí ho. Takovým člověkem bývá většinou zaměstnanec nebo zákazník dané firmy.

Na co je potřeba myslet?

Jak již bylo řečeno: organizace s více než 25 zaměstnanci (nebo každý zadavatel veřejných zakázek) mají na základě zákona splňovat konkrétní povinnosti. O jaké se jedná? Mezi základní požadavky patří nastavení procesu pro příjem oznámení, jejich prověření a evidenci. V rámci tohoto procesu je nutné jmenovat zaměstnance, který bude za prověření všech hlášení zodpovědný. Důležité je potom především zavedení interního kanálu pro oznámení od svých zaměstnanců, přičemž každý podnět musí být pečlivě prošetřen. Dokumentovány musí být také kroky k nápravě daného problému.

Whistleblower neboli oznamovatel musí mít přitom zajištěnou nejen anonymitu, ale také jistotu, že proti němu nebudou zavedena žádná odvetná opatření, jako je ukončení pracovního poměru nebo jakákoliv jiná forma „trestu“.

Když dojde k porušení

Obcházet zákon se nevyplatí: Pokud nedojde ze strany firmy k dostatečnému prošetření oznámení nebo nebude ochráněna osoba whistleblowera, hrozí společnosti pokuta až ve výši 1 000 000 Kč nebo 5 % z čistého obratu za poslední ukončené účetní období.

Jaký interní kanál zvolit?

Existuje hned několik možností pro oznamování. Může se jednat o e-mail, telefon nebo webovou platformu. Poslední jmenovaný způsob je oblíbeným řešením, a to díky jeho přístupnosti 24/7 odkudkoliv a schopnosti udržení 100% anonymity oznamovatele.

Proč se to vyplatí?

Mít whistleblowing pod kontrolou je dobré nejen kvůli hrozící pokutě za nedodržení zákona, ale také z důvodu růstu a efektivního chodu vaší firmy. Často totiž takové oznámení může vést k lepšímu pracovnímu prostředí a rozvoji firemní kultury. Díky opatření pro whistleblowing tak budou zaměstnanci spokojenější a vy snížíte nežádoucí fluktuaci.

Whistleblowing a Plusco

Důležitost whistleblowingu si uvědomujeme i my – proto v současné době v našem portálu pro interní komunikaci Pluscodokončujeme řešení pro whistleblowing splňující požadavky zákona.

Na trhu zaměstnaneckých aplikací se objevují nové a nové platformy, které slibují zjednodušení firemních procesů, úsporu času a peněz, snížení množství administrativy či zvýšení angažovanosti zaměstnanců. Každá aplikace má ale svoje specifické zaměření a řeší obvykle pouze dílčí oblast – benefity, objednávání obědů, docházku nebo onboarding. Kolik takových systémů už vaši zaměstnanci používají? A kolik jich musíte samostatně administrovat? Je jasné, že v takovém případě se nikomu do zavádění nových aplikací nechce, protože sice na jedné straně část procesů zjednoduší a zrychlí, na straně druhé ale přidají nemalý kus práce personalistům.

Chcete-li si život skutečně zjednodušit, řešením pro vás může být integrace. Propojení jednotlivých aplikací totiž zajistí komunikaci mezi systémy. Zaměstnanec tak má pouze jednu aplikaci, ve které si vše přečte a vyřeší. Vy jako administrátor zase zadáváte informace o uživatelích pouze do jednoho systému.

Integrace s vaším HR systémem, kde máte všechna data o zaměstnancích, je základ. Tím ale možnosti nekončí. Představte si aplikaci, ve které si zaměstnanec přečte firemní zprávy, přihlásí se na školení, podívá se na aktuální čerpání benefitů, požádá si o dovolenou a objedná si oběd. Uživatel má pouze jednu aplikaci, ve které má vše potřebné. Nemusí přecházet do jiných systémů nebo se jinam přihlašovat. Aplikace přitom komunikuje s dalšími platformami, které ve firmě používáte.

V rámci aplikace Plusco pro naše zákazníky realizujeme i velmi individuální požadavky na integraci s dalšími systémy. Nejde totiž jen o funkční propojení dvou systémů, ale také o uživatelskou přívětivost pro každého zaměstnance, který bude aplikaci denně používat.

Chcete vědět, co všechno může umět vaše Plusco? Zajímá vás, jak Plusco propojit s vašimi stávajícími systémy? Kontaktujte nás!

Ať už plánujete školení nebo firemní večírek, většinou potřebujete, aby se vám zaměstnanci na tyto události přihlásili (potvrdili účast). Pokud tuto agendu řešíte přes email nebo papírový formulář, jistě jste zažili situaci, kdy se v seznamu účastníků ztrácíte. Zaměstnanci se přihlašují, odhlašují, ptají se opakovaně na nejrůznější detaily akce, nepamatují si, na kdy se vlastně přihlásili. Jednoduše noční můra pro každého člověka, který má organizaci událostí na starost. 

Modul plánování událostí

V aplikaci Plusco máte k dispozici modul pro plánování událostí, který vám výrazně sníží administrativní zátěž spojenou s plánováním.  K základním informacím o určité události jako je termín, popis, místo konání apod., si můžete nastavit i maximální počet účastníků nebo od kdy do kdy se zaměstnanci mohou přihlašovat. 

Zn. Jednoduše a rychle!

Zaměstnanec v aplikaci jednoduše a rychle najde informaci, na jaký termín se přihlásil a událost vidí ve svém kalendáři. Současně se z události může také odhlásit aniž by musel kontaktovat personální oddělení nebo člověka odpovědného za danou událost. 

Kouzlo dotazníků

Ke každé naplánované události můžete připojit i libovolný dotazník. Potřebujete-li např. před školením posbírat od účastníků jakékoliv informace, nemusíte je posílat emailem nebo jednotlivé účastníky osobně kontaktovat. Plusco vám celý tento proces automatizuje a zjednodušuje. A to nejpodstatnější: Celkový čas, který organizaci událostí musíte věnovat, se tak výrazně sníží. 

Firemní kultura je dnes velmi diskutovaným pojmem. Pracovní atmosféra, vztahy a hodnoty ve firmě mají totiž velký vliv na produktivitu či angažovanost zaměstnanců. Tento fakt si naštěstí uvědomuje stále více firem. Na co ale mnohdy zapomínají je, že má firemní kultura obrovský vliv také na interní komunikaci. Právě v ní se totiž odráží hodnoty a přístup k zaměstnancům.

Poznejte firemní kulturu skrze ty správné otázky

Firemní kultura může být pro řadu lidí příliš obecný a těžko uchopitelný pojem. Kde a jak začít, pokud chci kulturu firmy poznat, pochopit a případně měnit? Podíváte-li se na to, jak funguje interní komunikace z pohledu formy i obsahu, dostanete současně obrázek firemní kultury. Klíčové jsou otázky jako: 

• Jak firma komunikuje se zaměstnanci?
• Jak mohou zaměstnanci komunikovat s firmou?
• Mají možnost se ptát nebo dávat zpětnou vazbu? 
• Jak fungují firemní porady? 
• Jaké chování firma oceňuje, toleruje nebo naopak neakceptuje? 
• A jak se to zaměstnanci dozví?

Audit interní komunikace

V rámci auditů interní komunikace u našich klientů se zaměřujeme nejen na tok informací, ale na celkovou atmosféru, vztahy a spolupráci mezi zaměstnanci. Jedině toto spojení nám umožňuje získat kompletní obrázek o firmě. V poměrně krátké době jsme tak schopni identifikovat oblasti, jejichž změna pomůže firmě fungovat efektivněji nebo podpoří angažovanost a spokojenost zaměstnanců. 

Komunikace a kultura jako nerozlučná dvojka

Interní komunikace tedy skutečně je odrazem firemní kultury. Platí ale i opačná souvislost – komunikace tvoří kulturu. Jedno bez druhého nefunguje. Máte-li jasno v tom, jak by měla vaše firma uvnitř i navenek vypadat, jaké máte hodnoty a priority, či jak by se zaměstnanci k sobě nebo k zákazníkům měli chovat, pak máte základy vaší firemní kultury. Pokud je ale nepodpoříte transparentní komunikací, zůstanou jen vaším přáním.