Výzvám v oblasti interní komunikace čelí i velké výrobní firmy, jako je Hyundai. Nejčastěji se přitom řeší problémy s dezinformacemi, roztříštěností komunikace nebo pozdním předáváním informací. Mezi další časté problémy patří například také absence zpětné vazby. Jak se lze takovým výzvám efektivně postavit?
Hyundai a výchozí pozice
Se sériovou výrobou začala firma v roce 2008 a v současné chvíli dosáhla dalšího milníku – 4 000 000 vyrobených aut. O svých aktuálních 3 252 zaměstnanců se společnost nadstandardně stará, ale vyhnout se boji se sjednocením interní komunikace a počtem komunikačních kanálů je při takovém počtu zaměstnanců téměř nemožné. Řešením se stala firemní aplikace s názvem Hyundai Plus, která zaujala místo hlavního komunikačního kanálu ve firmě.
Jaká byla očekávání?
Jako hlavní cíl zlepšení si firma stanovila odstranění dezinformací a schopnost informovat své zaměstnance v co nejkratším čase. Mezi další očekávání patřilo zvýšení zapojení zaměstnanců do dění ve firmě, dostupnost aplikace 24/7, přizpůsobení mobilnímu i počítačovému zobrazení nebo aby aplikace podporovala firemní brand. Samozřejmostí byla také jednoduchost ovládání (tedy aby aplikaci mohl každý zaměstnanec aktivně a sám používat) a integrace na současné zdroje dat.
Průběh implementace
Abychom byli schopni vytvořit aplikaci, kterou budou zaměstnanci milovat, bylo potřeba zjistit, po čem vlastně touží. Následně proběhly diskuze ve formě interních workshopů a prostřednictvím ankety se začal vymýšlet název. Dalším důležitým bodem k řešení bylo, aby se v aplikaci promítal a podporoval firemní brand. Následně proběhla plánovaná integrace na interní systémy. Do průběhu implementace se zapojila také testovací skupina. Dnes prochází aplikace 4 fázemi vývoje, při kterých pracujeme s potřebami daných lidí.
Pozitivní dopady
Zapojení zaměstnanců do komunikace
Díky nové firemní aplikaci došlo k celkovému zapojení 96 % všech zaměstnanců. Návštěvnost aplikace se v týdnu pohybuje kolem 3 000 uživatelů, což znamená přibližně 93 % všech lidí ve firmě. Co se týče denního průměru, záleží na tom, jestli je pracovní den nebo víkend. Ve všední dny Hyundai Plus navštíví průměrně 1 400 uživatelů, o víkendu poté přibližně 650. Špička návštěvnosti je zaznamenána v rozmezí mezi 8. a 14. hodinou. A že se vyplatí mít komunikační portál také v podobě mobilní aplikace dokazuje fakt, že 82 % všech návštěv jsou uskutečněny právě přes mobilní zařízení.
Zlepšováky
Aby byli zaměstnanci ve firmě spokojeni, měli by mít možnost ovlivnit, jak to ve firmě chodí. Právě k tomuto účelu slouží zlepšováky, které mohou zaměstnanci v aplikaci podávat. Před spuštěním programu Nchanger na Hyundai Plus bylo kvartálně v roce 2019 odesláno celkem 54 zlepšováku. O dva roky později, tedy v roce 2021, přísun zlepšováků razantně vzrostl na 841 nápadů od 271 autorů, přičemž jich 403 bylo označeno za dobré.
Úspěchy a další kroky
Díky novému komunikačnímu portálu se tak podařilo ve firmě sjednotit informace či zjednodušit a lépe zacílit komunikaci. Došlo také k úbytku administrativy a zvýšení zaměstnanecké loajality. Cíle, které si firma stanovila, tedy byly úspěšně splněny. Důkazem může být také fakt, že se firma Hyundai s aplikací Plusco umístila na druhém místě v soutěži Zlatý středník 2020/21 v kategorii |Mobilní aplikace a inovace|. Není ale dobré usínat na vavřínech, a tak s Hyundai neustále pracujeme na nových funkcích, které by jejich komunikační portál mohly nadále posouvat kupředu.
A co vaše interní komunikace?
Potýká se vaše firma s komunikačními problémy a nevíte, jak z nich ven? Rádi vám pomůžeme v rámci našeho HR poradenství. A pokud vás Plusco oslnilo a toužíte po své vlastní firemní komunikační aplikaci, nabízíme vám také konzultaci pro zavedení Plusca podle vašich individuálních potřeb.
Hlásíme se se třetím číslem našich Plusco News! Dnes se podíváme na to, jak interní komunikace ovlivňuje angažovanost zaměstnanců, jak zaměstnancům zjednodušit přístup ke všem osobním informacím nebo jak je důležité vyhodnocovat data v interní komunikaci. Příjemné počtení 🙂
Stále více firem aktivně řeší firemní kulturu, motivaci a spokojenost zaměstnanců, nebo firemní hodnoty. Ať už je primárním motorem snaha o rozvoj firmy nebo zabránit velké fluktuaci, určitě jde o krok správným směrem. Jak se ale taková firemní kultura tvoří, kdo ji ovlivňuje a jak ji změnit? Co nejvíce ovlivňuje motivaci lidí?
Když se vás někdo zeptá, kolik vám zbývá do konce roku dovolené nebo kolik máte aktuálně přesčasů, obvykle tyto informace nemáte po ruce. Možná ani nevíte, kde byste je hledali. S moderní komunikační a zaměstnaneckou aplikací Plusco ale může mít každý zaměstnanec podobné informace vždy po ruce.
Představte si, že jste právě ve firmě na společnou nástěnku umístili leták s důležitou informací. Váš úmysl je jasný: chcete, aby si sdělení přečetlo co největší množství lidí. Jak ale zjistíte výsledek svého snažení, aniž byste museli celý den sedět naproti nástěnce a počítat, kolik zaměstnanců se před letákem zastaví? Efektivní cestou je digitalizace interní komunikace. Proč se vyplatí nahradit korkovou nástěnku za tu internetovou?
Jak interní komunikace ovlivňuje angažovanost zaměstnanců
Stále více firem aktivně řeší firemní kulturu, motivaci a spokojenost zaměstnanců, nebo firemní hodnoty. Ať už je primárním motorem snaha o rozvoj firmy nebo zabránit velké fluktuaci, určitě jde o krok správným směrem. Nejen výzkumy, ale i zkušenost nám ukazuje, že investice do firemní kultury a angažovanosti zaměstnanců přináší firmám nemalé úspory, vyšší produktivitu lidí a lepší obchodní výsledky.
Jak se ale taková firemní kultura tvoří, kdo ji ovlivňuje a jak ji změnit? Co nejvíce ovlivňuje motivaci lidí? Kde začít? Klíčovou roli hrajekomunikace. Cokoli se ve firmě děje, cokoli pro zaměstnance děláte nebo od nich očekáváte, vždy platí, že pokud to není dobře komunikováno, jakoby se to nestalo. Představte si, že zavedete nový benefit, ale polovina lidí o něm neví. Co když jste dostali klíčovou zakázku, ale vaši lidé si neuvědomují, jak důležitá pro budoucnost firmy je?
Jak důležitá je komunikace pro úspěch ve vašich obchodních aktivitách? Zásadní. Jak důležitá je komunikace s klienty v zákaznickém servisu? Zásadní. To si uvědomuje většina vrcholových manažerů. Jak důležitá je ale firemní komunikace pro spokojenost a angažovanost zaměstnanců? ZÁSADNÍ! Odpovídají tomu vaše firemní priority?
Uvědomujeme si, že vztah zaměstnanec – zaměstnavatel má mnoho společných rysů se vztahem klient – dodavatel. Díky tomu jsme získali jednu z našich prvních zakázek v oblasti interní komunikace. Dívali jsme se na zaměstnance jako na zákazníky. Chceme-li, aby neodcházeli a byli spokojeni, je tento přístup nezbytný.
Firemní komunikace by podle nás měla být:
Otevřená – informujte zaměstnance o dění ve firmě, ať už jsou zprávy dobré nebo špatné. Lidé chtějí vědět, co se kolem nich děje, čeho jsou součástí a jaká je jejich role ve firmě.
Srozumitelná – snažte se i složité věci překládat do podoby, které budou vaši zaměstnanci rozumět.
Oboustranná – nezapomínejte dát prostor zaměstnancům vyjádřit svůj názor nebo se zapojit do rozhodování.
Spojující – dejte lidem prostor tvořit uvnitř firmu komunitu. Ať už je to možnost plánovat společnou jízdu do práce nebo prodat/koupit něco od kolegů, všechny tyto příležitosti tvoří přidanou hodnotu, kterou vaši zaměstnanci = zákazníci ocení.
Až budete přemýšlet o výkonu vaší firmy, firemní kultuře nebo motivaci zaměstnanců, zkuste se podívat na to, jak vypadá vaše komunikace se zaměstnanci. Často totiž právě ona odráží celkový stav ve firmě.
Zjednodušte zaměstnancům přístup ke všem osobním informacím
Když se vás někdo zeptá, kolik vám zbývá do konce roku dovolené, kolik máte aktuálně přesčasů nebo k jakému datu jste podepsali poslední mzdový výměr, obvykle tyto informace nemáte po ruce. Možná ani nevíte, kde byste je hledali. S moderní komunikační a zaměstnaneckou aplikací Plusco ale může mít každý zaměstnanec podobné informace vždy po ruce.
V aplikaci jim můžete vytvořit osobní zónu, kde najdou třeba pracovně-právní dokumenty, výplatní pásky, rozpis směn, přehled o přesčasech, čerpané dovolené, délce zaměstnání, čerpaných benefitech apod.
Pokud zaměstnancům všechny tyto informace zpřístupníme a budou je mít v aplikaci, výrazně se sníží množství dotazů, které zaměstnanci obvykle směřují na HR oddělení nebo svého nadřízeného. Šetříme tak čas a samozřejmě i peníze lidí, kteří na podobné dotazy odpovídají.
Jestliže aplikaci propojíte s vašimi HR systémy (např. docházkový, benefitní apod.), informace se budou do aplikace dostávat automaticky a zaměstnanec je bude mít vždy aktuální. A to všechno bez nutnosti data manuálně zadávat nebo aktualizovat.
Co neměříme, nemůžeme zlepšovat aneb data v interní komunikaci
Představte si, že jste právě ve firmě na společnou nástěnku umístili leták s důležitou informací. Váš úmysl je jasný: chcete, aby si sdělení přečetlo co největší množství lidí. Jak ale zjistíte výsledek svého snažení, aniž byste museli celý den sedět naproti nástěnce a počítat, kolik zaměstnanců se před letákem zastaví? Efektivní cestou je digitalizace interní komunikace. Proč se vyplatí nahradit korkovou nástěnku za tu internetovou?
Webová analytika není jen záležitostí e-shopů
S měřením návštěvnosti a akcí na internetových obchodech se setkáváme dnes a denně. Nicméně stejně jako chce prodejce znát reálný zájem o jeho zboží, chcete i vy znát reálné zapojení vašich zaměstnanců. S tím vám pomůže právě digitální interní komunikace, kdy díky analytice zjistíte nespočet informací o zájmech vašich zaměstnanců.
Kdy, co a pro koho
U nástrojů digitální interní komunikace můžete sledovat hned několik metrik. Počet stažení aplikace, návštěvnost v různém časovém horizontu, nejčastější denní dobu návštěv nebo jaký příspěvek je nejvíce čtený. Díky těmto statistikám budete schopni určit, jaká témata jsou u vašich zaměstnanců nejvíce oblíbená nebo kdy je nejefektivnější nová sdělení do komunikačního portálu nahrávat.
Frekvence a přizpůsobování
Pravidelnost vyhodnocování je velmi důležitá. Mějte přitom na paměti, že se čísla mohou měnit vlivem aktuálních okolností a nemusí se jednat o dlouhodobý trend. Například pokud je zrovna státní svátek, období dovolených nebo je venku prostě jenom krásné počasí, je pokles návštěvnosti logický.
Výsledná čísla vám dají najevo, na čem byste měli zapracovat nebo naopak, co děláte správně. Pokud je například počet stažení mobilní aplikace moc nízký, musíte zabrat v propagaci ve firmě. Měl váš článek s tipy na zlepšení firemních prostor rekordní počet reakcí? V tom případě je právě tohle ta správná cesta k obsahu, který vaše zaměstnance zaujme.
Jedno je tedy jisté – data a schopnost je vyhodnocovat jsou pro efektivitu vaší interní komunikace obrovským přínosem. Protože jak se říká: co neměříme, nemůžeme zlepšovat.
Praxe jednoznačně ukazuje, že náklady spojené s interní firemní komunikací jsou investicí, která se vám vrátí. Efektivní, otevřená a rychlá komunikace má významný dopad na spokojenost, produktivitu nebo i množství absencí zaměstnanců. Dokážete si spočítat, kolik byste ušetřili, kdyby se fluktuace lidí ve vaší firmě snížila třeba o 5 %? V závislosti na velikosti vaší firmy se tato částka může pohybovat v řádech stovek tisíc až milionů. Otázkou tedy možná není, kolik investovat času a peněz do komunikace se zaměstnanci, ale kolik nás to bude stát, když efektivně komunikovat nebudeme.
Kouzlo mobilní aplikace
Ve výrobních firmách se nejčastěji řeší, jak to udělat, aby informace byly jednotné, a aby se dostaly ke všem zaměstnanců – pokud možno rychle a nezkresleně. Ve firmách, kde má počítač pouze zlomek zaměstnanců, se s lidmi musíte spojit jinou cestou. Tou je chytrý mobilní telefon, který má v dnešní době každý. Stačí, když si do něj zaměstnanci stáhnou mobilní aplikaci, která jim nahradí nástěnky, kiosky, papírové dotazníky a formuláře, nebo dokonce i tištěný firemní časopis. Mobilní aplikace navíc hravě naplní základní požadavky (nejen výrobních) firem: rychlost, jednoduchost, oslovení všech zaměstnanců a široké možnosti interakce.
Možnost se projevit
Nezapomínejte, že oboustranná komunikace není důležitá jenom v partnerském vztahu – i ve firmě byste jakožto zaměstnavatel měli dát svým lidem možnost se projevit, tedy klást otázky, vyjádřit svůj názor nebo mít možnost o něčem rozhodnout. Moderní aplikace pro interní komunikaci vám umožní během chvilky rozeslat dotazníky, udělat rychlou anketu nebo vyhlásit soutěž. Žádný požadavek zaměstnanců už se tak nezatoulá a všichni budou mít přehled, v jakém stavu vyřízení se nachází.
Návrhy ke zlepšení
Tyto moderní mobilní aplikace můžete využít i pro zlepšovací návrhy. Zaměstnanci je jednoduše podají přes aplikaci a současně v ní mohou sledovat, co se s jejich návrhem děje, kdo ho bude schvalovat a jak byl vyhodnocen. Zkušenosti firem ukazují, že díky zavedení digitální platformy pro komunikaci, se počet zlepšovacích návrhů může zvýšit až desetkrát. A to je jen jeden z příkladů, kdy se investice do komunikace a digitálních nástrojů jednoznačně vyplatí.
Digitální interní komunikace s Pluscem
Tyto a další funkce naleznete také u aplikace na digitální interní komunikaci Plusco. Prostředí si můžete nastavit dle preferencí své firmy, a tím tedy zachovat svůj brand. Personalizovat je možné loga, barvy či design, ale také si vybrat z velkého množství modulů ty, které ve firmě oceníte. Plusco je navíc dostupné jak v desktopové, tak mobilní aplikaci, což z něj činí efektivního zprostředkovatele interní komunikace právě i pro výrobní firmy.
Hlásíme se Vám s druhým číslem našich Plusco News! Dnes se podíváme na to, jak získat zpětnou vazbu na úrovni celé firmy, jak se dá využít modul Směny nebo proč se (ne)pouštět do vývoje vlastní firemní aplikace. Přejeme příjemné počtení 🙂
Zpětná vazba je velmi užitečná, a to v jakékoliv formě. Pomáhá nám (a věcem kolem nás) být lepšími a posunout se vpřed. Na osobní úrovni je její získání či poskytnutí poměrně jednoduché. Co když ale chceme získat zpětnou vazbu na úrovni celé firmy? Jak a kdy je nejvhodnější zjišťovat názor zaměstnanců?
Pracují vaši zaměstnanci ve směnném provozu? Dochází v plánu směn ke změnám a je pro vás obtížné o těchto změnách informovat zaměstnance a vedoucí? Tak právě pro vás jsme vytvořili modul Směny.
O výhodách digitalizace interní komunikace už jste určitě četli a slyšeli hodně. Abyste je ale mohli využít na maximum, musíte mít k dispozici ten správný nástroj, který vám jednoduchou a zároveň efektivní interní komunikaci zajistí. Jaké máte možnosti?
Rychlá zpětná vazba od zaměstnanců – kdy se může hodit a jak ji získat
Zpětná vazba je velmi užitečná, a to v jakékoliv formě. Pomáhá nám (a věcem kolem nás) být lepšími a posunout se vpřed. Na osobní úrovni je její získání či poskytnutí poměrně jednoduché. Co když ale chceme získat zpětnou vazbu na úrovni celé firmy? Jak a kdy je nejvhodnější zjišťovat názor zaměstnanců?
V případě, že máte více než 100 zaměstnanců, jsou průzkumy či dotazníková šetření tou nejefektivnější cestou, jak od nich získat informace. Nejčastěji je možné se setkat s “velkými” průzkumy spokojenosti a motivace zaměstnanců. Ty nám sice dokážou strukturovanou formou zmapovat nejdůležitější oblasti jako je spokojenost s firemní benefity, pracovními podmínkami, manažerským vedením či osobním rozvojem, jsou ale časově poměrně náročné. Jejich příprava, realizace a vyhodnocení mohou zabrat týdny i měsíce, a tak se do nich firmy pouští obvykle maximálně jednou za rok, někdy každý druhý rok. Co ale mezi tím? Znamená to, že nás v mezidobí názor zaměstnanců nezajímá?
Každý průzkum nám umožňuje nejen získat cenná data od zaměstnanců, ale také dává zúčastněným prostor vyjádřit svůj názor a v některých případech také možnost o něčem rozhodnout. Řešíte dodavatele stravování, výzdobu na pracovišti nebo téma vánočního večírku? Proč nenechat rozhodnout zaměstnance? Zapojíte je tím do firemního dění, přesunete na ně odpovědnost a předejdete mnoha dotazům a negativním reakcím.
Možnost zapojit se do rozhodování a vyjádřit svůj názor podstatně mění firemní kulturu. Zaměstnanci tím dáváte možnost mít aktivní roli a nestavíte ho do role pasivního přijímače cizích rozhodnutí. Čím větší firmu ale máte, tím více musíte přemýšlet nad tím, kdy, jak a jak často získávat od zaměstnanců zpětnou vazbu. I tady platí všeho s mírou. Jak to tedy udělat, abyste mohli průběžně získávat zpětnou vazbu a zaměstnanci se vám pravidelně do průzkumů zapojovali?
Máme pro vás tři důležité zásady:
Počet otázek Pokud chcete několikrát v průběhu roku formou dotazníku zjišťovat náladu nebo názor vašich zaměstnanců, minimalizujte počet otázek. Většina průzkumů by měla mít maximálně 2-3 otázky. Často si vystačíme s jedinou otázkou: např. Jak jste byli dnes spokojeni s obědem v naší jídelně? Zaměstnanci jsou ochotni odpovídat pouze v případě, že jim to zabere minimum času.
Forma dotazníku a jeho uživatelská přívětivost Čím jednodušší, přehlednější a uživatelsky přívětivější dotazník je, tím lépe. I ve výrobních firmách má dnes 97% zaměstnanců chytrý mobilní telefon, nejrychlejší a nejefektivnější tedy je této skutečnosti využít.
Komunikujte výsledky a akce Chcete-li, aby vám celý proces získávání zpětné vazby efektivně fungoval, nezapomínejte zaměstnance informovat o výsledcích dotazníkového šetření a o následných krocích. Není nic více frustrujícího než situace, kdy se s poskytnutou zpětnou vazbu vůbec nepracuje.
Než se do průzkumu pustíte…
V dnešní době se hodně mluví o digitalizaci HR procesů, a tak se na trhu objevuje nepřeberné množství aplikací pro tuto oblast, ať už jde o benefity, docházku, personální dokumenty, doporučování zaměstnanců nebo firemní chat. Pokud nechcete zahltit sebe ani své podřízené, vybírejte chytře. Ideální je mít jednu aplikaci, která je pro zaměstnance bránou do firemního života a najdou v ní vše, co mohu potřebovat. A to jak formou odkazu, tak prokliku do dalších systémů. Přesně takovou aplikací je zaměstnanecký portál Plusco.
Plusco umožňuje mimo jiné vytvářet jak krátké a rychlé dotazníky, tak i komplexní průzkumy spokojenosti. Nepotřebujete tedy pro průzkumy implementovat a spravovat další systém, ale využijete aplikaci, která vám nabízí všechny funkce, které si můžete pro komunikaci se zaměstnanci přát.
Modul Směny
Pracují vaši zaměstnanci ve směnném provozu? Dochází v plánu směn ke změnám a je pro vás obtížné o těchto změnách informovat zaměstnance a vedoucí? Tak právě pro vás jsme vytvořili modul Směny.
Naplánovat směny je jedna věc, ale pokud vám někdo onemocní, nepřijede materiál potřebný k výrobě nebo musíte provoz některé z výrobních linek nečekaně omezit, znamená to, že původní plán směn je potřeba upravit. Čím častěji tyto změny zažíváte, tím obtížnější plánování směn může být. Udržovat všechny informace pouze v excelu a o každé úpravě informovat všechny, kterých se to týká, je nadlidský výkon.
Díky aplikaci Plusco a modulu Směny se můžete všech těchto problémů zbavit. V aplikaci jednoduše upravíte směnu podle potřeby a všichni zaměstnanci a vedoucí se o tom včas dozví. Úpravu přitom může udělat kdokoliv, kdo k tomu dostane oprávnění. Všichni zaměstnanci v aplikaci Plusco uvidí vždy aktuální informace o tom, na jakou směnu přijít, na které lince či hale budou pracovat a s jakým vedoucím.
Aplikace Plusco tak velmi přehlednou formou poskytuje informace nejen zaměstnancům, ale i vedoucím či mistrům. Pokus se u vás složení týmů na směnách mění, je pro mistry důležité včas vědět, kolik lidí a kdo přesně na směnu přijde. S modulem směny už to nebudete muset nikdy řešit.
Hotové řešení vs. vyvíjení vlastní firemní aplikace – proč se do vývoje (ne)pouštět na vlastní pěst?
O výhodách digitalizace interní komunikace už jste určitě četli a slyšeli hodně. Abyste je ale mohli využít na maximum, musíte mít k dispozici ten správný nástroj, který vám jednoduchou a zároveň efektivní interní komunikaci zajistí. Jaké máte možnosti?
Skvělá aplikace = skvělá komunikace
Když se zamyslíte nad svou vysněnou firemní aplikací, zřejmě vás napadnou následující body: aby byla přehledná, obsahovala všechny podstatné informace, spojovala několik důležitých funkcí dohromady, ale také aby odpovídala firemnímu brandu. Zkrátka aby ji ocenilo nejen vedení, ale také zaměstnanci.
Získat takový produkt ale není samo sebou. Někdo ho samozřejmě musí vytvořit. Otázkou ovšem je, kdo.
Vytvoření vlastní aplikace
Možná vás hned napadne, že nejlepší způsob, jak vlastnit takovou vysněnou aplikaci, je ji interně vyvinout. Nicméně než se pustíte do realizace, je důležité se důkladně připravit a promyslet si, co takový vývoj obnáší…
Největší bariérou mezi vámi a skvělou vlastní aplikací budou náklady. Ty jsou totiž velmi vysoké, a tak je nutné zvážit, zda by vám nechyběly jinde. Nesmíte také zapomínat na fakt, že tyto vstupní náklady nejsou vše. Aplikaci je samozřejmě nutné neustále aktualizovat, aby stále přinášela to, co očekáváte a k tomu něco navíc. S tím se pojí alokace lidí, kteří se o hladký chod a další úpravy aplikace budou starat. Pokud navíc chcete vyvíjet vlastní řešení, budete muset vše udělat od píky, což znamená ještě větší (nejen) časovou investici.
Hotové řešení se vyplatí…
Břímě v podobě vytvoření vyhovující aplikace ale nemusíte nést vy sami. Na trhu existují taková hotová řešení, která dokážou vyhovět nárokům a požadavkům každé firmy. Co mohou nabídnout?
Řešení technických problémů. V případě, že se něco pokazí, se nemusíte obávat času a nervů ztracených nad hledáním řešení a nad opravou systému. Vše zajistí zprostředkovatel aplikace.
Aktualizace snadno a rychle. Udržování chodu aplikace zkrátka nestojí na vás, a tak se pravidelně dočkáte nových funkcí a možností
Kompromisů se bát nemusíte. Nebudete je totiž muset vůbec dělat – i hotové aplikace vám mohou nabídnout všechny funkce, které si u ideálního komunikačního nástroje představujete.
Individuální potřeby firmy? Není problém.
Obavy, že se budete muset někomu a něčemu přizpůsobit, jsou logické. U naší aplikace na digitální interní komunikaci Plusco ale zbytečné. Můžete si ho totiž upravit podle vašich představ, a to na vícero úrovních.
Jednou z nich jsou moduly, které chcete využívat. A že je z čeho vybírat. Používáte další externí aplikace? Můžete je napojit do Plusca a mít tak vše máte dostupné na jednom místě, a to v cloudu i on premise variantě.
Pro zachování firemního brandu jsou důležité i barvy, logo či vkusný design. Přizpůsobovat se nemusíte ani na úrovni vzhledu firemního nástroje. Plusco bude totiž takové, jaké si ho budete přát, a tak bude odpovídat požadavkům vaší firmy.
A skutečnost, že je Plusco dostupné v desktopové verzi a zároveň jako mobilní aplikace zaručí, že se důležité informace dostanou opravdu ke každému. A o to by mělo jít v interní komunikaci především.
Co by měl umět správný manažer? Stanovovat cíle, řešit aktuální úkoly, analyzovat problémy či dohlížet na plnění plánu… V záplavě povinností se ale může stát, že zapomene na jednu klíčovou oblast, která výrazně ovlivňuje pracovní výkon a spokojenost zaměstnanců – správnou komunikaci. Jaké chyby se v komunikaci manažerů často objevují a jak je lze vyřešit?
1.Nedostatečná komunikace a pramenící nejistota
V komunikaci je obzvlášť důležité, aby měli zaměstnanci jasno v tom, co a jak se bude dít. Pokud například dojde k nějaké nečekané události na pracovišti, je manažer tím, kdo by je měl informovat, a to takovým způsobem, aby každý sdělení porozuměl. Proto buďte na takovou situaci vždy připraveni a pomozte svým podřízeným, aby měli ve všem jasno a nemuseli si domýšlet co by kdyby.
2.Nevhodně zvolený typ komunikace
Pokud v dnešní době nejste online, jako byste ani nebyli. Tento trend se rozrůstá i na poliinterní komunikace, a to v podobě komunikačních portálů. A není divu – nabízí totiž spoustu výhod a možností. Jakých?
Rychlé a jednoduché použití
Zjednodušení procesu adaptace zaměstnance
Zpětná vazba snadno a rychle
Všechny informace na jednom místě
Digitální interní komunikace se nemusíte obávat. Přinese vám totiž samé výhody a vaši mnohdy komplikovanou a zamotanou komunikaci, která se často zvrtne v šíření poplašných zpráv napříč firmou, učiní efektivnější a pro zaměstnance srozumitelnější.
3.Nedostáváte informace ke všem (nebo těm správným) zaměstnancům
Pokud nevyužíváte kvalitní nástroj k interní komunikaci, nejspíš se dopouštíte i této chyby – a to neschopnosti dostat informace ke všem zaměstnancům. Stejně jako u předchozího bodu se jedná o problém, který dokáže vyřešit komunikační portál.
Díky funkci cílení můžete v portálu Plusco posílat novinky a důležitá sdělení buď všem nebo konkrétním skupinám zaměstnanců. Snadno tak obeznámíte jednotlivá pracovní oddělení o všem, co by měla vědět.
4.Nezajímá vás názor zaměstnanců nebo dostatečně neprojevujete zájem
Zpětná vazba by měla hrát důležitou roli ve vašem vztahu se zaměstnanci. Pro vaše podřízené představuje způsob, díky kterému zjistí, jak si v práci vedou. Vaše postřehy pro ně tak mohou být motivací a hnacím motorem pro lepší pracovní výsledky. Tento přístup by měl ale fungovat oboustranně – aby se vaše firma neustále zlepšovala, měli byste i vy brát na zřetel zpětnou vazbu od svých zaměstnanců.
Dejte jim proto najevo, že vám na jejich názoru záleží. Využít můžete například modul Dotazníky, kde lze vytvářet rozsáhlé průzkumy spokojenosti nebo jednoduché ankety. Určit si navíc můžete to, zda dostanete odpovědi anonymně, nebo pod jmény svých zaměstnanců.
Pokud budete svým zaměstnancům dodávat dostatek informací a navíc s nimi budete jednat přívětivě, zajistíte si jejich spokojenost a motivovanost. A o to by mělo jít úspěšné firmě především.
Často se ocitnete v situaci, kdy potřebujete zprávu předat pouze konkrétnímu oddělení nebo zaměstnanci. Nemusíte si s tím však lámat hlavu – s Pluscemto hravě zvládnete. Téměř veškerý obsah totiž můžete cílit na specifickou skupinu zaměstnanců. Ať už jde o zprávu, událost nebo třeba benefit, uvidí ho pouze ta skupina, na kterou je v administraci nastaveno cílení obsahu. Jak to funguje?
Cílit obsah v portálu můžete podle oddělení, pracovní pozice nebo délky trvání pracovního poměru. Další možností je cílení na konkrétní zaměstnance, které vyberete ze seznamu. K zaměstnancům se tak dostávají informace, které je zajímají, mají pro ně vyšší přidanou hodnotu a tak je více zaujmou.
Jak tuto funkci můžete využít v praxi?
Jedna ze situací, kdy cílení určitě oceníte, je nástup nového zaměstnance. Nováčkům můžete například do portálu umístit uvítací zprávu. To provedete tak, že cílení nastavíte na zaměstnance, kteří jsou ve firmě 0-30 dní. Po vytvoření zprávy už se o nic nemusíte starat – portál ji automaticky zobrazí každému novému zaměstnanci.
Stejně tak můžete cílení podle délky zaměstnaneckého poměru využít na konci zkušební doby. Vytvoříte dotazník, který zjišťuje spokojenost s onboardingem, a opět dáte cílení na zaměstnance, kteří jsou ve firmě např. 90 – 110 dní.
Plánujete teambuilding, školení nebo jiné setkání, které je určené jen pro danou skupinu zaměstnanců? Jakoukoliv událost můžete cílit tak, že ji v portálu uvidí jen ti, pro které je relevantní, a kteří se na ni mohou hlásit.
Máte pro různé pobočky nebo skupiny zaměstnanců různé benefity? Není problém. V portálu Plusco můžete u každého benefitu zadat cílení. Tak se informace dostanou jen těm zaměstnancům, kteří na benefit mají nárok.
Představte si, že máte více poboček a na jedné z nich nepůjde elektřina. Vy teď potřebujete poslat urgentní zprávu pouze zaměstnancům dané pobočky. I s touto situací si můžete hravě poradit. V našem komunikačním portálu můžete cílit push notifikace také podle poboček.
Toto bylo jen několik praktických ukázek, kdy vám může cílení přijít vhod. Díky této funkci můžete tvořit personalizovaný obsah určený pouze konkrétním zaměstnancům, kteří ho budou vnímat jako relevantní a nebudou tak zahlcování zprávami, které pro ně nejsou určeny.
Kdo by nechtěl motivované zaměstnance, kteří se zapojují do dění ve firmě, přinášejí nové nápady, aktivně se podílejí na fungování týmů a účastní se firemních akcí? Angažovanost zaměstnanců a firemní kultura jsou žádaná témata, která jsou v centru zájmu mnoha firem. Je totiž prokázáno, že firmy s vysokou mírou angažovanosti zaměstnanců vykazují např. vyšší produktivitu, nižší fluktuaci nebo větší spokojenost zákazníků. Téma motivace je poměrně komplexní, a tak jsme pro vás připravili tři konkrétní tipy, které vám pomohou zjistit, na co se můžete v rámci interní komunikace zaměřit, abyste angažovanost zaměstnanců podpořili.
1. Dostaňte informace ke všem zaměstnancům
Ať už komunikujete firemní strategii nebo sdílíte fotky z firemního večírku, je nesmírně důležité, aby se tyto informace dostaly ke všem, nebo alespoň k velké většině lidí. A to nejen tak, aby k informacím měli přístup, ale aby je také opravdu četli nebo slyšeli. Firemní časopis nebo nástěnka ale není dostatečným řešením. Jak tedy na to? Dostaňte informace ke všem zaměstnancům Zapojte do komunikace manažery i zaměstnance napříč celou firmou. Vytvořte skupinu lidí, se kterou se budete pravidelně scházet a informovat je o důležitých věcech. Pokud skupinu dobře vyberete, tak s její pomocí dostanete informace ke všem zaměstnancům.
Další možností, jak předat informace maximálnímu počtu lidí, je mobilní aplikace, kterou si zaměstnanci nainstalují na svůj telefon. Vy tak získáte jedinečnou možnost posílat jim zprávy a upozornění na důležité novinky z firemního dění.
2. Vtáhněte zaměstnance do komunikace
Stejně jako by v partnerském vztahu měla být komunikace oboustranná, tak i ve firmě je nutné dát zaměstnancům možnost se projevit: tedy klást otázky, vyjádřit svůj názor nebo mít možnost o něčem rozhodnout. Zkuste se zamyslet nad tím, kolik informací ve vaší firmě putuje směrem k zaměstnancům a kolik v protisměru.
Jak to udělat? Zaměstnanci se mohou přirozeně zapojit do dění ve firmě díky takzvaným otevřeným dveřím HR oddělení nebo vedení firmy, osobnímu setkávání s managementem nebo s pomocí online aplikace. Tam mohou zaměstnanci položit otázku nebo vyjádřit svůj názor, což podporuje tvorbu otevřené kultury.
Ptejte se zaměstnanců, co by si přáli změnit, nebo jim dovolte rozhodnout o věcech, které jsou pro ně důležité. Někdy může jít zdánlivě o drobnost, např. barva výmalby v šatnách, pro lidi je to ale důležitá možnost zapojit se do firemního rozhodování.
3. Bavte se, bavte se, bavte se
Zkuste interní komunikaci udělat zábavnou a autentickou. Často se v komunikaci zaměřujeme na témata související se strategií, novými produkty, důležitými operativními informacemi. Zaměstnanci ale chtějí vidět něco autentického ze života firmy nebo svých kolegů. Čím je komunikace autentičtější, tím je pro lidi zajímavější.
Většina z nás má soutěžení v krvi, proč tedy neuspořádat mezi zaměstnanci soutěž? Zajímavé téma nebo lákavé výhry dokážou vtáhnout do komunikace i ty, kteří se do firemního dění dříve nezapojovali.
Komunikace uvnitř firmy je nesmírně důležitá. Aby vše klapalo tak, jak má, musí každý zaměstnanec vědět, co se ve společnosti děje nebo kdy se konají důležité akce. Interní komunikaci zkrátka není radno podceňovat. A jak ji povýšit o několik úrovní výš? Pomocí digitalizace.
Co je to Plusco?
Mezi nejčastější a nejefektivnější formy digitalizace interní komunikace patří komunikační portály. Jedním z nich je právě Plusco, díky kterému můžete sdílet informace svým zaměstnancům přes mobil i počítač, takže mají všichni přístup k datům kdekoliv a kdykoliv.
Moduly, které vám pomohou s interní komunikací
Jaké základní moduly vám Plusco nabízí?
Zprávy a novinky
Tento modul slouží ke sdělení důležitých informací zaměstnancům. Ať už se jedná o aktuality ve firmě nebo o oznámení o novém členovi týmu, díky tomuto modulu se všechny informace dostanou k těm pravým lidem včas, takže nedojde k šíření dezinformací.
U zprávy se vyplňuje titulek, kategorie, obrázky, tagy a obsah. Důležité je vždy příspěvek zveřejnit a uložit.
Široké možnosti vám nabízí záložka cílení. Můžete zde nastavit dobu, po kterou se má zpráva na portálu zobrazovat, ale také si můžete vybrat organizační jednotku či konkrétního uživatele, kterému je zpráva určena. K připomenutí dané zprávy je možno použít notifikace – k tomu je určena sekce oznámení.
U každé zprávy je možnost komentářů, a tak se mohou zaměstnanci k daným tématům vyjadřovat a diskutovat.
Události
Aby všichni věděli, kdy se co koná, určitě oceníte modul Události. Tam si můžete jednoduše vytvořit a popsat danou událost, u které povolíte zaměstnancům registraci. Stejně jako u zpráv, i zde můžete události cílit na konkrétní zaměstnance či pracovní skupiny.
Dotazníky
V rámci interní komunikace nesmíte zapomínat ani na zpětnou vazbu. S modulem Dotazníky můžete na zaměstnance cílit různé ankety a dotazy ohledně firmy, a tak dát najevo, že na každém názoru záleží.
U každého dotazníku vyplníte úvodní informace, upravíte si formulář a nastavíte cílení.
Koukněte na video s Back office manažerku, Lucií Teturovou, která Vám vše vysvětlí.
Aby byla firma úspěšná, musí v ní pracovat ti správní lidé. Lidé, kteří se na svoji pracovní pozici skvěle hodí, dělají svou práci dobře a ve svém zaměstnání jsou spokojení. K získání takových ideálních zaměstnanců je potřeba věnovat velkou pozornost jejich hledání, tedy náboru. Proces náboru zaměstnanců začíná u vymezení pozice a končí přijetím kandidáta na danou pozici. Po této strmé cestě vás ale čeká spoustu úkolů a výzev, na které byste měli být dostatečně připraveni, abyste se vyhnuli možným chybám a váš „hon“ na toho pravého zaměstnance, který do vaší firmy zapadne, byl úspěšný.
Náborový inzerát aneb hledání jehly v kupce sena
Náborový inzerát představuje důležitou fázi vašeho pátrání po ideálním kandidátovi. Je to totiž první komunikace z vaší strany, možná i první příležitost, při které o vaší firmě potenciální uchazeč slyší. Na co byste si měli dát pozor a jak správný inzerát napsat?
Pouze důležité informace
Když píšete román, nejspíš se snažíte, aby byl nadpis co nejvíce originální a kreativní. U inzerátu to takhle nepůjde – hlavní je, aby byl co nejvíce srozumitelný a konkrétní. Zkrátka aby z něj hned každý věděl, o jakou pozici se jedná.
Pracovní náplň popište ideálně tak, aby bylo hned uchazeči jasné, jak bude vypadat jeho pracovní den. Nemusíte dopodrobna vypisovat úplně vše – vystačíte si třeba i se 75 % náplně.
Uveďte informace, které uchazeče opravdu zajímají a mohly by ovlivnit jeho pocit z pracovní nabídky. Do kdy může čekat odpověď na zaslaný životopis, kolik kol má výběrové řízení nebo co uchazeče během náborového procesu čeká? Pokud je to možné, uveďte také mzdu – když ne konkrétní číslo, tak alespoň rozpětí.
Co požadujete a co nabízíte
Důraz klaďte na to, co nabízíte. Co je pro vaši firmu výjimečné a jaké unikátní výhody můžete uchazeči nabídnout? Myslete přitom na konkrétní pozici a jaký benefit by mohl být přínosný právě pro ni.
Při psaní požadavků na uchazeče uvádějte pouze ty, které jsou k vykonávání práce opravdu potřebné. Můžete k nim přidat i vysvětlení, proč jsou důležité – například uzavírání smluv v angličtině se zahraničními klienty. Požadavky nepište jako rozkaz – zvolte přátelský tón (takže ne „požadujeme“, ale například „jsi náš člověk, pokud…“)
Jak má inzerát vypadat
Vaším hlavním cílem je zaujmout. Proto se snažte, aby byl inzerát poutavý na pohled a používejte tučné vyznačování slov a psaní v odrážkách. Inzerát může obsahovat také vizuál nebo být dokonce zpracovaný jako video.
Myslete také na to, jak bude konečný inzerát zobrazen v mobilu, protože většina uchazečů na vás narazí právě tímto způsobem.
Pohovory aneb když jde do tuhého
Pročetli jste si spousty životopisů, vybrali jste uchazeče s potenciálem a sedíte tváří v tvář potenciálnímu zaměstnanci. Ať už jste si pro pohovor vybrali formálně působící kancelář nebo uvolněnou kavárnu, teď je ta chvíle zazářit – a to jak pro vaši firmu, tak pro uchazeče.
Pojďme si popovídat
Uchazeč by z vás měl mít už v prvních vteřinách pohovoru dojem, že ho berete jako sobě rovného. Myslete na to, že nevedete monolog – dávejte dostatek prostoru uchazeči, jeho otázkám a přáním. Jednou z prvních věcí, kterou byste měli udělat, je se ujistit, že člověk naproti vám chápe, co práce obnáší a je s vámi na stejné vlně. Jen tak totiž získáte člověka, který jde do práce dělat to, co ho skutečně baví a naplňuje.
Otázky zavánějící průšvihem aneb „a koho jste volil?“
Pohovor je plný dotazů, a tak je nezbytně nutné je filtrovat. Mezi opravdová tabu všech pohovorů patří otázky týkající se rodinného stavu, počtu dětí, těhotenství, sexuální orientace nebo politických či náboženských názorů. Vyhněte se ale také ale maratonu těch nejvíce klišé otázek, které na náborových pohovorech zaznívají dnes a denně. Například takové: „Kde chcete být za 10 let“ nebo „co nám právě vy můžete nabídnout“ začínají působit nudně.
Vyveďte kandidáta raději jednou za čas z míry otázkou, nad kterou před pohovorem vůbec nepřemýšlel, a tak neměl čas si na ni připravit odpověď. Jedině tak více poznáte osobu, která by mohla pracovat ve vašem týmu.
Moc dlouhé čekání
Už je to několik týdnů od vašeho prvního pohovoru a vy stále nevíte, na čem jste. Jenomže složenky potřebují zaplatit a lednice už zeje prázdnotou. Pokud moc dlouho čekáte, přijdete o ty nejtalentovanější lidi, kteří dají raději přednost konkurenci, která byla rychlejší. Výběr nového zaměstnance určitě není radno podceňovat a je logické, že musíte svou volbu promyslet. Snažte se ale také vcícit do kůže uchazečů, kteří práci zkrátka potřebují a pokud ji nedostanou od vás, zkusí své štěstí jinde.
Komunikujte!
Je to jako v osobním životě – pokud někomu napíšete a on vám neodpoví několik dní až týdnů, radost z toho moc mít nebudete a motivaci pokračovat s ním v konverzaci už vůbec ne. Své uchazeče neignorujte a budujte si s nimi přátelský vztah. Potvrďte přijetí životopisu, dávejte mu vědět, jaká je situace a jak si v konkrétních částech procesu vede… Odpovídejte co nejrychleji a nenechávejte zájemce o novou práci čekat příliš dlouho. Nejen, že budou uchazeči spokojenější, ale také děláte dobré jméno své firmě. Nikdo určitě nechce zaslechnout drby, že je jeho firma neprofesionální a nespolehlivá…
Pokud nábor zvládnete úspěšně, získáte do svých řad nového kolegu, který pro vaši firmu přinese spoustu nových možností a nápadů. Po povedeném náboru ale nezapomeňte na správný onboarding. Ten totiž hraje ve spokojenosti zaměstnanců důležitou roli. Chcete se (nejen) o tomto dalším kroku dozvědět více? Stáhněte si zdarma náš e-bookDigitalizace interní komunikace, ve kterém naleznete rady a tipy, jak na interní komunikaci ve firmě a jak zajistit spokojenost svých zaměstnanců.
