Jednotná interní komunikace v Panattoni pro Česko a Slovensko – zkušenosti rok po zavedení firemní aplikace
Na podzim roku 2024 to byl rok, co evropská pobočka společnosti Panattoni – developera průmyslových nemovitostí – spustila svoji aplikaci pro komunikaci se zaměstnanci. Řešení zvolili v cloudu vystavené na platformě Plusco vyvíjené českou firmou Sova Net.
V rozhovoru s paní Danielou Benešovou, Executive Assistant & Internal Communication CZ jsme se věnovali tomu, co stálo na začátku rozhodnutí posunout se v interní komunikaci, ale také jejich zkušenostem z digitalizace v HR a neustálé práci na obsahu, aby jejich firemní aplikace stále představovala benefit pro zaměstnavatele i každého jednoho zaměstnance.
SPOLEČNOST PANATTONI
Předmět činnosti: Developer průmyslových nemovitostí
Pobočky: Evropská pobočka v České republice působí od roku 2007 a na Slovensku od roku 2018.
O firmě: Panattoni je evropská pobočka společnosti Panattoni Development Company, Inc, která byla založena v Kalifornii v USA v roce 1986 Carlem Panattonim a je jednou z největších soukromých společností zabývajících se kompletním rozvojem průmyslových nemovitostí na světě. Po svém založení společnost expandovala, nejprve do dalších států USA a Kanady, poté do Velké Británie a zbytku Evropy.
Danielo, vy jste byla jak u samotného počátku vývoje interní aplikace pro Panattoni od Plusco, tak i u jejího nasazení do provozu. Máte toto dítko pod sebou stále? 🙂
Ano, interní komunikaci vedu já. Jelikož jsem do Panattoni přišla po 7 letech praxe z PR, komunikace mi byla vlastní a v Panattoni chyběla. Měla jsem v rámci své pozice kapacity, proto jsme se dohodli, že ji zde kompletně vybuduji. Jedním z hlavních cílů bylo přijít právě s takovou komunikační platformou, která by nám v tom pomohla.
Kdo všechno vaši aplikaci Plusco využívá a jaké pokrývá pobočky?
Plusco využíváme pro naši českou a slovenskou pobočku Panattoni, které mají dohromady cca 70 zaměstnanců. Byť má každá pobočka svoji kancelář v Praze/ Bratislavě, fungujeme často jako jeden celek.
„Plusco pro nás znamená výrazné zlepšení interní komunikace. Konečně máme jedno centrální místo, kde sdílíme všechny důležité informace pro naše kolegy. Máme tak k dispozici jediný oficiální komunikační kanál, který je snadno přístupný jak přes desktopovou platformu, tak prostřednictvím mobilní aplikace. Všechny potřebné informace máme neustále po ruce, což výrazně přispívá k lepší informovanosti napříč celou firmou. Cením si intuitivního a uživatelsky přívětivého ovládání jak pro uživatele, tak i administrátory. V neposlední řadě oceňuji zákaznický servis Plusca, jejichž tým je vždy ochotný a jakékoliv požadavky řeší rychle a efektivně.“
Daniela Benešová, Executive Assistant & Internal Communication CZ
Pojďme se ještě přenést na úplný počátek. Co u vás předcházelo rozhodnutí pro spolupráci s Plusco jako dodavatelem aplikace pro interní komunikaci?
Stanovili jsme si funkcionality, které by pro nás nástroj pro interní komunikaci měl splňovat a platforma Plusco to pokryla téměř stoprocentně. Konkurenční řešení pro nás zdaleka nesplňovala to, co jsme od takové aplikace čekali.
Jaká byla vaše hlavní očekávání?
Zavedení do té doby chybějícího nástroje pro jednotnou interní komunikaci, naplnění potřeby sjednocení komunikačních kanálů, ale také vytvoření jednoho a bezpečného místa jako zdroje informací i důležitých dokumentů.
„Očekávali jsme zavedení dlouho chybějícího nástroje pro sjednocení interní komunikace a vytvoření bezpečného místa pro sdílení informací i důležitých dokumentů.“
Máte kolem 70 pracovníků. Počtem zaměstnanců se tak řadíte do kategorie střední podnik. Vnímáte ze své pozice rozdíl v přínosech platformy Plusco pro menší/střední a velké podniky?
Nejsme společnost se závodním stravováním, tedy moduly, jako objednávání obědů a řada dalších, pro nás nejsou vhodné. Plusco nabízí ale i množství dalších modulů a benefitů, ze kterých si mohou ideální variantu poskládat i menší firmy.
Potřeba efektivně sdílet informace a posilovat firemní kulturu je pak společná firmám bez ohledu na velikost.
Panattoni za posledních pár let skokově narostlo. Jak jste vnímali proměnu zapojení zaměstnanců do firemního dění?
Ano, z původní takřka rodinné atmosféry o pár lidech, kde si stačilo vyměnit informace „nad kávou“, se postupně stala společnost s desítkami zaměstnanců, a informace za začaly přirozeně tříštit a zapadat.
Komunikace nebyla koordinovaná a s narůstajícím počtem zaměstnanců přicházel komunikační chaos. Služebně starší kolegovési své informace vždy sehnali, pro nově příchozí to bylo složitější a i přes snahu vše transparentně komunikovat např. v rámci pravidelných kvartálních celofiremních setkáních to nestačilo.
„Z malé, téměř rodinné firmy, kde si pár lidí jednoduše předávalo informace u kávy, se postupně stala společnost s desítkami zaměstnanců, a komunikace se začala přirozeně tříštit a ztrácet.“
Aplikaci jste zvolili ve verzi Plusco Cloud, využili jste i možnosti firemních barev Panattoni. Jaké byly vaše první zkušenosti s prací v aplikaci před uvedením do firmy?
Uživatelsky je platforma velmi přívětivá. Plnění Plusca bylo relativně snadné a intuitivní. Občas jsme narazili na nějaký problém, ale přes zákaznickou podporu (xDesk) jsme většinou vše vyřešili. Někdy během plnění jsme i přišli s nápadem pro zlepšení.
Co jste vnímala jako důležité před spuštěním nové aplikace do ostrého provozu mezi zaměstnance?
Nechtěla jsem Plusco zaměstnancům otevřít, dokud nebude dostatečně zaplněné – nemyslím tím zahlcené, ale naplněné tak, aby zaměstnanci při prvním otevření viděli co možná nejvíce benefitů, které jim platforma nabídne.
Jelikož se vše musí zadávat ručně příspěvek po příspěvku, zaměstnanec po zaměstnanci, trvalo poměrně dlouho, než jsem se dostala do prezentovatelné podoby.
Jaké další informační kanály jste používali do té doby a jak jste s nimi naložili po spuštění aplikace Plusco?
Oznámení všem zaměstnancům o nové aplikaci šlo v polovině listopadu 2023 e-mailem – do té doby prakticky jediným komunikačním kanálem společnosti, který jsme měli k dispozici.
„Před nasazením aplikace Plusco byl jediným komunikačním kanálem naší společnosti e-mail.“
Dalším takovým, ale spíše neoficiálním kanálem byl a i dodnes stále je WhatsApp – z něj jsme se postupem času snažili odebrat veškerou oficiální komunikaci firmy – nadále tedy slouží především k neoficiální komunikaci. Někdy ale i přes něj odkazujeme do Plusca – ne všichni zaměstnanci mají nainstalovanou aplikaci v mobilu, případně nemají zapnuté notifikace na oznámení – pak je WhatsApp ten nástroj, na který už většinou zareaguje 99 % zaměstnanců.
Vyhodnocovali jste interně úspěšnost zavedení nového systému interní komunikace?
Rozsáhlý průzkum po zavedení Plusca o jeho výsledcích ještě neproběhl. Sledujeme čtenost příspěvků, vidíme, že postupně to přes původní nevoli (která u nás probíhá u zavedení jakékoliv novinky) lidé už přijali a využívají Plusco běžně. Pro někoho je to samozřejmost, nástroj si chválí, někdo se s „další a další“ aplikací nikdy nesmíří. ☺
Co byste doporučila firmám, které se pustili do digitalizace HR a interní komunikace, a uvedení firemní aplikace mají teprve před sebou?
Z počátku jsme hned pro naše zaměstnance nasadili soutěž, abychom je motivovali k instalaci. Modul Soutěže je k tomu skvělý i nadále. Čas od času je zařazujeme. Snažíme se využívat i ankety a přihlašování na různé akce právě prostřednictvím Plusca – v podstatě nedáváme jinou možnost, než se přihlásit právě touto cestou. 🙂
„Od spuštění stále pracujeme na zlepšování obsahu a snažíme se vymyslet, jak kolegy na Plusco přimět chodit.“
Co vnímáte jako největší přínos v návaznosti na spuštění aplikace v Panattoni?
Bylo to okamžité naplnění původních očekávání – především koncentrace veškeré komunikace a důležitých dokumentů/podkladů na jedno místo.
Zavedení aplikace moje očekávání opravdu prakticky protnula s realitou.
Poslední otázku bychom rádi směřovali k vašim plánům a rozvoji do budoucna. Kde spatřujete další využití aplikace Plusco ve vaší společnosti?
Stále jsme interní aplikaci zcela plně nevyužili pro Onboarding – tam vidím ještě velký prostor, jak jednoduše nové zaměstnance nasměrovat na správné podklady a téměř stoprocentně vše zvládnout s Pluscem.
Děkujeme moc za čas věnovaný rozhovoru a sdílení spousty cenných informací ke zkušenostem s digitalizací interní komunikaci ve společnosti Panattoni.