Příběh Plusca – digitalizace interní komunikace očima Petra Mikšoviče

Jaká je situace ohledně digitalizace interní komunikace v českých firmách? A v čem může platforma Plusco výrazně pomoci? Na tyto a další naše otázky odpovídá Petr Mikšovič, CEO společnosti SOVA NET, která stojí za jeho zrodem a neustále ho podporuje v rovině strategie, obchodu a marketingu.

Proč by firmy měly chtít digitalizaci interní komunikace?

Pokud zaměstnanci zjednodušíme přístup k pro něj zajímavým informacím, nebo informacím, které mu pomáhají v práci a ovlivní jeho motivaci, tak tím prokazatelně posilujeme jeho angažovanost, která se podílí na zvýšení efektivity, ziskovosti, nebo snížení fluktuace a absentérství. Dále digitalizace přináší obrovskou paletu možností, jak to můžeme udělat. Stále je například velké téma paperless firma, kdy hlavně ve větších firmách, je snaha digitalizovat administrativu se zaměstnanci. Digitalizovat procesy spojené se smlouvami, podpisy, změnami, žádanky či jakoukoli další dokumentaci, jsou příležitostí snížit náklady na HR, snížit chybovost a přejít na plně digitální komunikaci.

Výzkumy ukazují, že 82 % organizací, které přešly na digitální interní komunikaci, zaznamenalo vyšší angažovanost zaměstnanců a 70 % zaměstnanců v digitalizovaných firmách se cítí lépe informováno o firemních cílech, což vede k nižší fluktuaci. To jsou čísla, která by firmy neměly ignorovat.

Jaké oblasti může digitalizace v HR řešit?

Oblastí, které může digitalizace řešit, je opravdu mnoho. Ty typické, které firmy chtějí řešit, jsou převážně sjednotit informace na jedno místo, dávat informace ve správnou chvíli správným lidem, snadnější získávání zpětné vazby, zapojení 100 % zaměstnanců, bezpečné předávání výplatnic, poskytování informací o dovolených, náhradním volnu, stavu benefitního konta, smluvní dokumentace, směrnice, návody, postupy, přehled směn a ž k firemnímu bazárku, internímu chatu, či spolujízdám.

Jak digitalizaci interní komunikace ve firmě pojmout tak, aby byla efektivní?

Firmám radíme, aby ke způsobu digitální komunikace přistupovali, jako by zaměstnanci byli jejich chtěnými zákazníky. Proto zde vstupuje potřeba znalosti interního marketingu, pochopení cílové skupiny, nastavení správných komunikačních kanálů, tone of voice a způsobu jejich přenosu. Zásadním uvědoměním je to, že do interní komunikace nemůžeme zaměstnance nutit, ale pouze k ní motivovat. Nabídnout mu přesně to, co bych chtěl a potřeboval, co mu bude přinášet bezpečí, spokojenost a také radost. Je jasné, že toto sama digitalizace nezajistí. Ale může poskytnout prostředí, ve kterém lze vhodně komunikovat v rámci celé firmy a všech jejích zaměstnanců.

Jak se dá takové prostředí úspěšně vytvořit v podobě aplikace?

Prvním předpokladem je, že znám své zaměstnance a znám strategii firmy. Potom je nutné hledat způsoby, jak takovou aplikaci postavit. Jestli mi stačí jednoduchý chat, nebo FB skupina, nebo očekávám, že aplikace bude vizuálně, obsahem i komunikací podporovat firemní kulturu a značku. Tímto začala spolupráce s Hyundai Motor Manufacturing Czech v  roce 2018, kdy zadáním bylo, že chtějí konečně aplikaci, kterou budou všichni zaměstnanci milovat a  používat. Cílem bylo, aby aplikaci používalo více jak 90 % všech zaměstnanců (s tím, že 76 % zaměstnanců nemá firemní IT vybavení). Dnes jsme na 96 %.

Co bylo prvotním impulsem k vytvoření aplikace pro interní komunikaci Plusco?

V roce 2020 neexistovala na trhu žádná podobná aplikace a právě zkušenost s HMMC nás přivedla k rozhodnutí soustředit se ve firmě hlavně na tento produkt. A hlavní motivací pro mě osobně bylo a stále je, že pomáháme budovat vztahy. Že díky Pluscu jsou zaměstnanci ve firmách spokojenější a tím mají větší radost, kterou přenáší zpět do svých rodin. Pomáháme dělat práci smysluplnější. Možná to zní hodně odvážně, ale je to ta hlavní motivace. A také vidím obrovskou možnost dalšího rozvoje směrem k posilování a tvorbě komunit. Našli jsme v Plusco pro firmu a naše zaměstnance smysl. Tak snad to bude vidět.

Jak vznikl název Plusco?

Po dlouhých úvahách jsme nalezli název, který vystihuje všechny priority aplikace. “CO” v PLUSCO sdružuje tři pojmy klíčové pro vlastnosti této platformy. Community jako lidské společenství, vlídnost, laskavost a družnost, jelikož cílem našeho portálu je úspěšně propojovat komunitu ve firmě. Communication jako komunikace mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem, protože portál umožňuje předávat zprávy a oboustrannou zpětnou vazbu. No a Cooperation neboli spolupráce je jedním z hlavních pilířů komunity. Plusco tak nabízí možnost smysluplné, naplňující a úspěšné spolupráce pro všechny zaměstnance firmy.

Naším posláním je tvořit bezpečné a snadno dostupné prostředí, které bude sbližovat zaměstnance, informovat je a zvyšovat jejich angažovanost.

Jak dlouho trval vývoj aplikace Plusco?

Vývoj trvá vlastně mnoho let. Ještě dříve, než jsme řešili první klienty na Pluscu, jsme si připravovali jádro moderních webových aplikací, které umožňuje modulární architekturu a využívání komponent v různě škálovaných aplikacích. Naučili jsme se dělat bezpečné aplikace, a hlavně díky marketingovému základu přemýšlíme nad vývojem více uživatelsky. Plusco jako platformu, která řeší interní komunikaci ve firmách, jsme oficiálně představili a pokřtili 22. 9. 2021 na akci pro podnikatele MeetUp v Brně.

Možností, jak dále Plusco rozvíjet je opravdu hodně. Ale my máme jasnou linii a chceme poskytovat řešení s maximální přidanou hodnotou i na úkor kvantity modulů.

Jak probíhá implementace aplikace do firmy?

Toto je naprosto zásadní věc. Určitě to nemůže fungovat tak, že někdo něco nainstaluje a všem řekne, tak si to používejte, vždyť jste to chtěli. Doporučujeme proces nasazení dělat citlivě s důrazem na zapojení všech klíčových skupin ve firmě. Samotná technická příprava není složitá, zabere několik dnů či týdnů. Obsah řešíme s HR oddělením, s marketingem branding a styl komunikace a s IT řešíme integrace a umístění serveru. Takže chce to součinnost několika oddělení. Potom je důležitý okamžik propagace aplikace směrem na zaměstnance a zaujmout. S  tím jsme schopni pomoci díky našemu marketingovému oddělení, které v případě zájmu klienta připravuje texty, videa či celé komunikační plány. Potom sledujeme chování samotných uživatelů a poskytujeme zpětnou vazbu správcům, aby neustále drželi zaměstnance v pozornosti.

Kdo jsou klienti aplikace Plusco?

Stále převažují klienti firmy, které mají z celkového počtu zaměstnanců velké procento v profesích, které nemají přístup k firemním IT prostředkům a díky soukromým chytrým telefonům se otevřela možnost je zapojit do digitálního prostředí firmy a umožnit tak všem bez rozdílu komunikovat s firmou.

Jak už jsem uvedl, tak nás používá společnost HMMC, která je pro nás dlouholetým a otevřeným partnerem. Celá společnost a všichni její manažeři, kteří stojí za vznikem HR portálu Hyundai Plus si zaslouží obdiv. Ne zadarmo získali se svou aplikací v roce 2020/21 ocenění Zlatý středník v kategorii Mobilní aplikace a inovace.

Dceřiný závod německé společnosti Baumüller Brno, s.r.o. je příkladem klienta, který dokáže s potenciálem aplikace Plusco správně pracovat a tak po 12 měsících od zavedení používá aplikaci pod názvem Bappka 92 % zaměstnanců ve firmě. A za zmínku jistě stojí také to, že na podzim roku 2024 postoupili mezi finalisty soutěže Cena personalistů za nejlepší HR projekt pořádané Klubem zaměstnavatelů.

Pozitivní výsledky má i aplikace KofoAppka pro našeho klienta Kofola, která je v provozu zhruba půl rok a již ji využívá 70 % zaměstnanců.

Zpětná vazba nás samozřejmě neskutečně nabíjí a inspiruje k dalšímu rozvoji Plusca.

Jaké máte plány na rozvoj funkcionalit Plusca?

Vlastních nápadů a podnětů od klientů je opravdu hodně. Snažíme se vybírat ty funkcionality, které mají nejlepší poměr náklady vs. přidaná hodnota pro klienta. Tak tomu bylo například u vývoje řešení pro společnost Baumüller s názvem Bappka, pro který jsme vytvořili modul Objednávání obědů integrovaný na systém dodavatele stravování a objednávkový systém. Mezi další novější moduly reflektující aktuální potřeby klientů patří Spolujízdy nebo Docházka.

V nejbližších dnech budeme uvolňovat novou verzi, která obsahuje řešení pro whistleblowing, plánování směn, podporu odboardingu, plánování školení, schvalování dokumentů, digitální podepisování, chytré notifikace, unikátní integrační rozhraní, rozšířené cílení atd.

V dalších verzích se mohou naši klienti těšit například na firemní nástěnku, integrace na většinu dostupných personálních a docházkových systémů, nástroje na zvýšení angažovanosti zaměstnanců, zapojení čidel a čteček a už nyní zkoušíme zapojení umělé inteligence do dynamického chování Plusca.

Takže práce je před námi hodně. Asi bych zde i rád řekl, že jsme velmi rádi, když s námi klienti diskutují své potřeby a specifika, které by se mohly díky Pluscu vyřešit a společně s námi se tak podílí na rozvoji aplikace, která se díky tomu stává nedílnou součástí jejich firemní kultury.